Procesbeschrijving
Stel professionele procesdossiers op met stappen, KPI’s, risico’s en een RACI-matrix.
Wat is Procesbeschrijving?
Flowstudio analyseert je proceskennis of BPMN-model en opent de editor direct. Heb je voldoende data (3+ stappen met rollen), dan stelt Flowstudio automatisch een concept samen. Daarna review en bewerk je het dossier sectie voor sectie.
Mogelijkheden
- Automatische samenstelling uit proceskennis of BPMN-model
- Welkomstbanner met overzicht (aantal stappen, rollen, bron)
- Gids bij onvoldoende data (met link naar Verkennen)
- Editor met sectie-voor-sectie review en navigatie via de zijbalk
- KPI’s en risico’s met AI-suggesties (co-creatie)
- RACI-matrix met AI-suggesties direct in de tabel (co-creatie)
- Secties voor documentbeheer, eigenaarschap, eigenschappen en resources
- Export naar Word, PDF en BPMN
Zo gebruik je Procesbeschrijving
Procesbeschrijving openen
Er zijn drie scenario’s:
Bestaande beschrijving bewerken:
- Klik op Bewerken bij Procesbeschrijving in de werkruimte.
- De editor opent direct met je huidige dossier.
Nieuwe beschrijving met voldoende data:
- Klik op Genereren bij Procesbeschrijving in de werkruimte.
- Flowstudio stelt automatisch een concept samen uit je proceskennis en/of BPMN-model.
- De editor opent met een welkomstbanner die toont hoeveel stappen en rollen zijn samengesteld.
Onvoldoende data:
- Je ziet een gids die aangeeft wat er nog ontbreekt (bijv. minimaal 3 processtappen met rollen).
- Klik op Naar Verkennen om terug te gaan en meer proceskennis te verzamelen.
- Of kies Toch doorgaan als je al wat data hebt.
Hoe meer proceskennis je hebt (stappen, rollen, systemen), hoe completer de beschrijving.
Processtappen reviewen
- In de editor zie je de sectie Processtappen in de zijbalk.
- Bekijk elke stap: is de beschrijving duidelijk en uitvoerbaar?
- Klik op een stap om de tekst te bewerken.
- Pas stappen aan in duidelijke, actieve taal.
- Verwijder overbodige stappen.
KPI’s toevoegen
- Open de sectie KPI’s in de zijbalk.
- Klik op AI suggesties om suggesties op te vragen.
- Suggesties verschijnen onder Te beoordelen. Klik op het vinkje om te accepteren of het kruisje om af te wijzen.
- Voeg eigen KPI’s toe via KPI toevoegen.
- Klik op een KPI om details te bewerken: naam, definitie, doel, categorie en meetmethode.
Risico’s en beheersmaatregelen
- Open de sectie Risico’s in de zijbalk.
- Klik op AI analyse om risico-suggesties op te vragen.
- Suggesties verschijnen onder Te beoordelen. Klik op het vinkje om te accepteren of het kruisje om af te wijzen.
- Voeg per risico een beheersmaatregel toe.
- Voeg eigen risico’s toe via Risico toevoegen.
RACI-matrix instellen
- Open de sectie RACI Matrix in de zijbalk.
- Je ziet een tabel met processtappen in de rijen en rollen in de kolommen.
- Typ per cel een letter:
- R (Responsible) — wie voert de stap uit?
- A (Accountable) — wie is eindverantwoordelijk?
- C (Consulted) — wie wordt geraadpleegd?
- I (Informed) — wie wordt geinformeerd?
- Klik op een rolnaam in de kolomkop om de rol te hernoemen.
- Voeg extra rollen toe via de + knop rechts in de kolomkop.
AI-suggesties voor de RACI-matrix
- Klik op Analyseer rollen onder de RACI-tabel.
- Flowstudio analyseert je processtappen en rollen en plaatst suggesties direct in de tabel.
- Suggesties verschijnen als oranje gemarkeerde cellen met een stippellijn.
- Hover over een suggestie om accepteer (vinkje) en afwijzen (kruisje) knoppen te zien.
- Gebruik de actiebalk boven de tabel: Accepteer alle of Wis alle.
- AI kan ook nieuwe rollen voorstellen. Deze verschijnen als extra kolommen met een sparkle-icoon.
AI-suggesties in de RACI-matrix werken volgens hetzelfde co-creatie principe als bij KPI’s en risico’s. Alleen geaccepteerde suggesties worden overgenomen.
Overige secties
De editor bevat ook secties voor:
- Documentbeheer — procesnaam, versie, datum en procesniveau.
- Eigenaarschap — proceseigenaar, procesontwerper en procesbeheerder.
- Eigenschappen — klant, trigger, product en doelstelling.
- Resources — betrokken afdelingen, applicaties en werkinstructies.
Navigeer via de zijbalk naar elke sectie en controleer de gegevens.
Dossier exporteren
- Ga per sectie door het dossier via de zijbalk.
- Harmoniseer terminologie over alle secties.
- Klik op Exporteren in de header of onderaan de laatste sectie.
- Kies het gewenste formaat: Word, PDF of BPMN.
Veelgestelde vragen
Hoe combineer ik meerdere bronnen?
Flowstudio combineert automatisch alle beschikbare bronnen (proceskennis, BPMN-model) bij het samenstellen. Je hoeft niet handmatig te selecteren.
Hoe werken AI-suggesties bij KPI’s, risico’s en RACI?
Klik op AI suggesties (bij KPI’s) of AI analyse (bij risico’s). De suggesties verschijnen onder Te beoordelen. Je accepteert of wijst elke suggestie individueel af. Bij de RACI-matrix verschijnen suggesties als oranje cellen direct in de tabel. Hover over een cel om te accepteren of af te wijzen.
Wat als ik onvoldoende data heb?
Je ziet een gids die aangeeft wat er nog ontbreekt. Klik op Naar Verkennen om meer proceskennis te verzamelen, of kies Toch doorgaan om met de beschikbare data te starten.
Tips
- Schrijf voor de lezer die niet bij de workshop was.
- Beoordeel AI-suggesties bewust. Neem alleen over wat past bij je proces.
- Exporteer pas na een volledige review van alle secties.
- Gebruik consistente terminologie in het hele dossier.
- Hernoem rollen in de RACI-matrix zodat ze aansluiten bij je organisatie.
- Gebruik Analyseer rollen om de RACI-matrix te laten aanvullen op basis van best practices.
- Je kunt per cel suggesties accepteren of afwijzen — je hoeft niet alles in een keer te beoordelen.