Notities invoeren
Upload documenten of plak tekst om proceskennis te verzamelen.
Wat is notities invoeren?
Notities invoeren is de snelste manier om proceskennis toe te voegen. Je uploadt documenten, afbeeldingen of plakt tekst. Flowstudio analyseert de inhoud met AI en extraheert gestructureerde proceskennis. De resultaten verschijnen automatisch op het proceskennisbord.
Mogelijkheden
- Bestanden uploaden: .docx, .pdf, .txt, .bpmn, .vsdx, .png, .jpg, .heic en meer
- Tekst plakken in het invoerveld
- Documenten en afbeeldingen combineren in een upload
- Automatische AI-extractie van processtappen, rollen, systemen en relaties
- Slimme samenvoeg-review bij overlap met bestaande proceskennis
- Meerdere keren notities toevoegen als aanvulling op bestaande bronnen
Zo voer je notities in
Bestanden uploaden of tekst plakken
- Klik op Notities in het ontdek-blok van de werkruimte. Of klik op Toevoegen > Document als je al proceskennis hebt.
- Sleep bestanden naar het uploadgebied of klik om te bladeren. Ondersteunde formaten: .docx, .pdf, .txt, .bpmn, .vsdx, .png, .jpg, .heic.
- Of plak tekst in het invoerveld rechts (het gele notitievel).
- Je kunt bestanden en tekst combineren.
- Klik op AI Analyse starten onderaan het scherm.
iPhone-foto’s in HEIC-formaat worden automatisch geconverteerd. Maximaal 5 MB per bestand.
Resultaten op het proceskennisbord
Na de analyse opent het proceskennisbord met de geextraheerde proceskennis.
- Flowstudio extraheert automatisch processtappen, rollen, systemen, knelpunten en relaties.
- De resultaten verschijnen direct op het proceskennisbord.
- Bekijk en bewerk de items daar.
Samenvoeg-review
Als je al proceskennis hebt en er overlap is met de nieuwe extractie, verschijnt een review-scherm.
- Per vergelijkbaar item klik je op de versie die je wilt behouden: Bestaand (behouden), de nieuwe versie (vervangen), of Beide behouden.
- Nieuwe items zonder overlap worden automatisch toegevoegd.
- Klik op Toepassen om je keuzes door te voeren.
Notities aanvullen
- Open het proceskennisbord na het toevoegen van je eerste notities.
- Klik op Bron toevoegen in de onderbalk en kies Notities uploaden om aanvullende documenten toe te voegen.
- De nieuwe items worden samengevoegd met je bestaande proceskennis.
BPMN-bestanden importeren
Je kunt bestaande BPMN-bestanden (.bpmn) direct uploaden. Flowstudio converteert ze automatisch naar proceskennis — zonder AI-analyse.
- Sleep een .bpmn-bestand naar het uploadgebied.
- Klik op AI Analyse starten.
- De processtappen, rollen, beslismomenten en triggers verschijnen direct op het proceskennisbord.
BPMN-import verwerkt het bestand lokaal. Er wordt geen AI-call gedaan — de structuur wordt direct uit de XML gelezen.
Visio-bestanden uploaden
Upload Visio-diagrammen (.vsdx) om proceskennis te extraheren. Flowstudio leest de tekst uit de Visio-shapes en analyseert deze met AI.
- Sleep een .vsdx-bestand naar het uploadgebied.
- Klik op AI Analyse starten.
- De AI extraheert processtappen uit de shape-teksten en plaatst ze op het proceskennisbord.
Visio-import werkt het best met diagrammen die duidelijke tekst in de shapes hebben.
Wanneer gebruik je notities invoeren?
| Situatie | Aanbevolen methode |
|---|---|
| Je hebt al uitgewerkte notities of een procesbeschrijving | Notities invoeren |
| Je hebt foto’s van whiteboards of flowcharts | Notities invoeren (afbeeldingen) |
| Je doet een live sessie met stakeholders | Workshop sessie |
| Je hebt systeemdata (event logs) | Process Mining |
| Je wilt stapsgewijs invullen met AI-hulp | Workshop sessie |
Veelgestelde vragen
Kan ik meerdere keren notities toevoegen?
Ja. Elke keer dat je notities invoert, wordt een nieuwe bron toegevoegd aan het proceskennisbord. Bestaande items blijven behouden.
Hoe gedetailleerd moeten mijn notities zijn?
Hoe specifieker je schrijft, hoe beter de analyse. Benoem expliciet stappen, rollen, systemen en knelpunten. Losse steekwoorden geven minder goede resultaten.
Kan ik afbeeldingen uploaden?
Ja. Flowstudio ondersteunt PNG, JPG, WebP, GIF en HEIC (iPhone). AI analyseert de afbeeldingen en extraheert proceskennis uit foto’s van whiteboards, flowcharts of schermafbeeldingen.
Voorbeeld: goede notities
Gestructureerde notities leveren betere resultaten op. Vergelijk:
Minder effectief:
“Het inkoopproces begint met een aanvraag en dan gaat het naar inkoop en dan wordt er besteld.”
Effectiever:
“Het inkoopproces start wanneer een medewerker een inkoopverzoek indient via het ERP-systeem. De inkoopafdeling beoordeelt het verzoek. Bij bedragen boven 5000 euro is goedkeuring van de afdelingsmanager vereist. Na goedkeuring plaatst de inkoper de bestelling bij de leverancier.”
Hoe specifieker je rollen, systemen en beslismomenten benoemt, hoe beter de analyse.
Tips
- Structureer je notities vooraf. Benoem stappen, rollen en systemen apart. Dat geeft betere resultaten.
- Upload gerust een heel document. Flowstudio filtert de procesrelevante informatie eruit.
- Combineer documenten en afbeeldingen in een upload voor een completer beeld.
- Benoem expliciet wie wat doet (“De inkoper plaatst de bestelling”) in plaats van passieve zinnen.