Documenten uploaden
Upload documenten, afbeeldingen of plak tekst om proceskennis te verzamelen.
Wat is documenten uploaden?
Documenten uploaden is de snelste manier om proceskennis toe te voegen. Je uploadt documenten, afbeeldingen of plakt tekst. Flowstudio analyseert de inhoud met AI en extraheert gestructureerde proceskennis. De resultaten verschijnen automatisch op het proceskennisbord.
Mogelijkheden
- Bestanden uploaden: .docx, .pptx, .xlsx, .csv, .pdf, .txt, .html, .rtf, .bpmn, .vsdx, .png, .jpg, .heic en meer
- Tekst plakken in het invoerveld
- Documenten en afbeeldingen combineren in een upload
- Automatische AI-extractie van processtappen, rollen, systemen en relaties
- Verrijkende bronnen direct toepassen, met een Zet terug-balk om terug te draaien
- Samenvoeg-review alleen wanneer een bron bestaande kaarten vervangt
- Meerdere keren documenten toevoegen als aanvulling op bestaande bronnen
Zo upload je documenten
Bestanden uploaden of tekst plakken
- Klik op Documenten in het ontdek-blok van de werkruimte. Of klik op Toevoegen > Document als je al proceskennis hebt.
- Sleep bestanden naar het uploadgebied of klik om te bladeren. Ondersteunde formaten: .docx, .pptx, .xlsx, .csv, .pdf, .txt, .html, .rtf, .bpmn, .vsdx, .png, .jpg, .heic.
- Of plak tekst in het invoerveld rechts (het gele notitievel).
- Je kunt bestanden en tekst combineren.
- Heb je al proceskennis op het bord, dan vraagt Flowstudio Waar hoort deze bron bij?. Kies tussen Heel proces of een bestaand deelproces. Bij een deelproces gebruikt Flowstudio vooral de kennis uit dat deelproces als context, zodat aanvullingen op de bedoelde plek landen.
- Klik op AI Analyse starten onderaan het scherm.
iPhone-foto’s in HEIC-formaat worden automatisch geconverteerd. Maximaal 5 MB per bestand; voor Visio-diagrammen (.vsdx) geldt maximaal 25 MB.
Resultaten op het proceskennisbord
Na de analyse opent het proceskennisbord met de geextraheerde proceskennis.
- Flowstudio extraheert automatisch processtappen, rollen, systemen, knelpunten en relaties.
- De resultaten verschijnen direct op het proceskennisbord.
- Bekijk en bewerk de items daar.
Bron direct toepassen of reviewen
Wat er na de analyse gebeurt, hangt af van hoe de bron zich verhoudt tot je bestaande proceskennis:
- Verrijkende bron (overlappende stappen plus een paar nieuwe): Flowstudio past de bron direct toe op het bord. Onderaan verschijnt een Zet terug-balk waarmee je de toevoeging in één klik terugdraait. De balk blijft werken na herladen.
- Vervangende bron (de extractie overschrijft of verfijnt bestaande stappen): er verschijnt eerst een review-scherm waarin je per item beslist.
Verrijkende bron terugdraaien
- Upload je documenten of plak tekst en klik op Kennis toevoegen.
- Flowstudio voegt de nieuwe stappen direct toe aan het bord.
- Controleer de toevoeging — de Zet terug-balk staat onderaan.
- Klopt het niet? Klik op Zet terug om het bord terug te zetten naar de staat van vóór de bron.
Review-scherm bij vervanging
Vervangt of verfijnt de bron bestaande stappen, dan kies je per vergelijkbaar item één van drie opties via de keuzeknop onder de twee post-its:
| Optie | Wat gebeurt er? |
|---|---|
| Houd bestaande | De huidige inhoud blijft ongewijzigd |
| Vervang | De nieuwe inhoud overschrijft de huidige |
| Beide bewaren | Beide versies blijven naast elkaar bestaan |
De geselecteerde post-it licht op, de andere dimt. Standaard staat Houd bestaande aan.
Wil je in één keer alle items vervangen? Klik op Alle nieuwe bovenaan het review-scherm. Dat past de keuze Vervang toe op alle overlappende items tegelijk.
Nieuwe items zonder overlap worden automatisch toegevoegd. Klik op Toepassen om je keuzes door te voeren.
Documenten aanvullen
- Open het proceskennisbord na het toevoegen van je eerste documenten.
- Klik op Bron toevoegen in de onderbalk en kies Documenten uploaden om aanvullende documenten toe te voegen.
- De nieuwe items worden samengevoegd met je bestaande proceskennis.
BPMN-bestanden importeren
Je kunt bestaande BPMN-bestanden (.bpmn) direct uploaden. Flowstudio converteert ze automatisch naar proceskennis — zonder AI-analyse.
- Sleep een .bpmn-bestand naar het uploadgebied.
- Klik op AI Analyse starten.
- De processtappen, rollen, beslismomenten en triggers verschijnen direct op het proceskennisbord.
BPMN-import verwerkt het bestand lokaal. Er wordt geen AI-call gedaan — de structuur wordt direct uit de XML gelezen.
Visio-bestanden uploaden
Upload Visio-diagrammen (.vsdx) om proceskennis te extraheren. Flowstudio leest de tekst uit de Visio-shapes en analyseert deze met AI.
- Sleep een .vsdx-bestand naar het uploadgebied.
- Klik op AI Analyse starten.
- De AI extraheert processtappen uit de shape-teksten en plaatst ze op het proceskennisbord.
Visio-import werkt het best met diagrammen die duidelijke tekst in de shapes hebben. Voor .vsdx-bestanden geldt een ruimere limiet van 25 MB.
Wanneer gebruik je documenten uploaden?
| Situatie | Aanbevolen methode |
|---|---|
| Je hebt al uitgewerkte notities of een procesbeschrijving | Documenten uploaden |
| Je hebt foto’s van whiteboards of flowcharts | Documenten uploaden (afbeeldingen) |
| Je doet een live sessie met stakeholders | Workshop sessie |
| Je hebt systeemdata (event logs) | Process Mining |
| Je wilt stapsgewijs invullen met AI-hulp | Workshop sessie |
Veelgestelde vragen
Kan ik meerdere keren documenten toevoegen?
Ja. Elke keer dat je documenten uploadt, wordt een nieuwe bron toegevoegd aan het proceskennisbord. Bestaande items blijven behouden.
Hoe gedetailleerd moeten mijn notities zijn?
Hoe specifieker je schrijft, hoe beter de analyse. Benoem expliciet stappen, rollen, systemen en knelpunten. Losse steekwoorden geven minder goede resultaten.
Kan ik afbeeldingen uploaden?
Ja. Flowstudio ondersteunt PNG, JPG, WebP, GIF en HEIC (iPhone). AI analyseert de afbeeldingen en extraheert proceskennis uit foto’s van whiteboards, flowcharts of schermafbeeldingen.
Voorbeeld: goede notities
Gestructureerde notities leveren betere resultaten op. Vergelijk:
Minder effectief:
“Het inkoopproces begint met een aanvraag en dan gaat het naar inkoop en dan wordt er besteld.”
Effectiever:
“Het inkoopproces start wanneer een medewerker een inkoopverzoek indient via het ERP-systeem. De inkoopafdeling beoordeelt het verzoek. Bij bedragen boven 5000 euro is goedkeuring van de afdelingsmanager vereist. Na goedkeuring plaatst de inkoper de bestelling bij de leverancier.”
Hoe specifieker je rollen, systemen en beslismomenten benoemt, hoe beter de analyse.
Tips
- Structureer je notities vooraf. Benoem stappen, rollen en systemen apart. Dat geeft betere resultaten.
- Upload gerust een heel document. Flowstudio filtert de procesrelevante informatie eruit.
- Combineer documenten en afbeeldingen in een upload voor een completer beeld.
- Benoem expliciet wie wat doet (“De inkoper plaatst de bestelling”) in plaats van passieve zinnen.