Proceskennis

Verzamel, structureer en controleer alle kennis over je proces op een centraal bord.

Wat is het proceskennisbord?

Het proceskennisbord is de centrale plek waar alle proceskennis samenkomt. Je verzamelt informatie uit drie bronnen: workshop sessies, documenten en Process Mining. Het bord toont je processtappen in het midden als een verticale flowchart — van boven naar beneden, met contextcategorieën links en rechts. Zo bouw je stap voor stap een volledig procesbeeld op en zie je in één oogopslag hoe je proces loopt.

Werk je op een brede monitor, dan gebruikt het bord extra ruimte voor langere proceskaarten en iets ruimere contextpanelen. In een smalle preview worden die panelen juist smaller en zoomt het proces verder uit, zodat de proceskaarten niet achter de panelen verdwijnen.

Let op: dossiercontext staat los van deze bronnen. Beleid, auditrapporten, werkinstructies of notulen die alleen als achtergrond voor inzichten en adviezen bedoeld zijn, voeg je toe via Dossierbasis in de bovenbalk.

Mogelijkheden

• Processtappen verzamelen uit meerdere bronnen
• Dossiercontext gescheiden houden van proceskennis
• Contextcategorieën vastleggen (triggers, rollen, systemen, knelpunten en meer)
• Kaartjes binnen een categorie herordenen via slepen (rolvolgorde stuurt de BPMN-banen)
• Triggers bewust als alternatieve start aan een latere processtap koppelen
• Bronnen combineren en filteren op herkomst
• Stappen controleren, markeren en herordenen
• AI-aandachtspunten als advieshypothese raadplegen en apart toetsen
• Proces-brede AI-kansen-scan draaien
• Automatiseringskansen beoordelen als bouwbare proef
• AI-relatieanalyse tussen items
• BPMN-weergave voor live procesdiagram-preview
• Beslismomenten en parallelle paden vastleggen
• Undo en redo voor alle wijzigingen
• Invoer en uitvoer per processtap vastleggen
• Stappen groeperen in deelprocessen (handmatig of met AI)
• Deelprocessen voorzien van een korte omschrijving en die op het bord aanpassen
• Hiërarchische nummering (1a, 1b, 2, 3a, 3b) voor gegroepeerde stappen
• Stappen slepen tussen groepen via drag-and-drop
• Stappen verificeren via verificatie-modus

Een aandachtspunt kan bij één stap, bij meerdere stappen of bij het hele proces horen. Bij een verbetering over meerdere stappen markeert Flowstudio alle betrokken kaarten tegelijk. Je kunt per stap inzoomen zonder de samenhang van de route kwijt te raken. Lees meer bij Aandachtspunten verkennen.

Zo werk je met het proceskennisbord

Stappen bekijken en controleren

1. Klik in de werkruimte op Proceskennis om het proceskennisbord te openen.
2. Bekijk de processtappen in het midden van het bord.
3. Klik op een stap om de details te openen en te bewerken.
4. Klik op het vinkje bij een stap om deze als gecontroleerd te markeren.
5. Versleep stappen om de volgorde aan te passen.
6. Klik op + Stap onderaan de stappenkolom om een nieuwe stap toe te voegen.

De flowchart-weergave

Je processtappen staan op het bord als een verticale flowchart: van boven naar beneden, met verbindingslijnen die de flow tonen. De hoofdroute blijft altijd één strakke verticale kolom — alles netjes onder elkaar. Pas bij een beslismoment vertakt het beeld: elke optie krijgt een eigen kolom naast de hoofdroute (twee opties = twee kolommen, drie opties = drie), en daarna komt de flow weer samen op de middenkolom. Een terugverwijzing loopt als een lijn terug naar een eerdere stap. Zo lees je het proces als een echt stroomschema — dezelfde kaarten als altijd, alleen logischer geordend.

• Navigeren: scroll om verticaal door de flow te bewegen; sleep op de achtergrond om te pannen. Het bord schaalt bij openen op breedte, zodat de vertakkingen passen. Klap je een fase open, dan zoomt Flowstudio rustig uit zodat de volledige fase zichtbaar wordt. Klap je de fase weer in, dan centreert het compacte subprocessblok op een beperkte zoom — zo herken je direct welke fase je hebt gesloten zonder dat het blok beeldvullend wordt. Bij wisselen tussen verticaal en horizontaal brengt Flowstudio het relevante procesdeel opnieuw leesbaar in beeld.

• Zoeken: gebruik Zoeken bovenaan zonder je procesoverzicht kwijt te raken. Alle stappen, pijlen, fasen en contextkaartjes blijven op hun plek. Treffende kaartjes lichten op; de rest en de niet-relevante pijlen worden rustig gedimd. Zit een treffer in een ingeklapte fase, dan licht het compacte faseblok op zonder de fase voor je te openen. Je camerastand en ingeklapte fasen veranderen niet. Zijn er geen treffers, dan blijft het volledige proces zichtbaar maar gedimd — wis of pas de zoektekst aan.

• Zoomen: gebruik de zoomknoppen rechtsonder (uitzoomen, passend maken, inzoomen, met percentage) of Ctrl/Cmd + scroll als sneltoets. De kaarten blijven de volledige kaart (titel, uitvoerder, beschrijving, in/uitvoer) — zoom in om comfortabel te lezen of te bewerken.

• Weergave aanpassen: naast de zoomknoppen staat een Weergave-knop (schuifjes-icoon). Daarmee zet je per kaart aan of uit wat je wilt zien: Omschrijving (de toelichtende tekst op stapkaarten en compacte faseblokken), Uitvoerder (de rol-chip naast de titel), Metadata (de in-/uitvoer onderaan), Aandachtspunten (de gekleurde lampjes bij een aandachtspunt) en Relatiekaarten (de gekoppelde-items-badges). Zet je Omschrijving uit, dan verdwijnen ook de faseomschrijvingen op compacte subproces-blokken. Zet je de uitvoerder uit, dan worden de kaarten automatisch smaller — handig om bij een groot proces meer overzicht te krijgen. Je keuze wordt per gebruiker onthouden en geldt voor al je processen. Na een richtingswissel sluit het menu, zodat je de opnieuw ingepaste flow meteen ziet.

• Fases: heb je je proces in fasen ingedeeld, dan staat bóven elk groepje een lichte fase-header met de naam van de fase. De header beweegt mee met de kaarten. Sleep een kaart naar een fase om die stap eraan te koppelen. Naast de fasenaam staat een uitvoerder-chip (👤): klik erop om in één keer een uitvoerder aan de hele fase te koppelen. Staat er nog geen, dan toont de chip (wie?). Loopt dezelfde fase door na een tussenliggende route, dan toont alleen het eerste deel de fasekop en herken je latere delen aan Vervolg — het blijft één subproces. Klap je een fase in tot een compact subproces-blok, dan zie je daar ook de korte omschrijving zolang Omschrijving in de Weergave-knop aan staat. Klik op de titel, omschrijving of lege ruimte van het compacte blok om de fase te openen; de omschrijving wijzig je daarna in de geopende fasekop. Tussen zo’n compact blok en een geopende fase blijft altijd voldoende witruimte, zodat de twee subprocessen niet tegen elkaar plakken.

• Herordenen: sleep een kaart naar een andere plek. Tijdens het slepen wordt de kaart half-doorzichtig zodat je eronder ziet waar je landt, en verschijnt een invoeg-lijn met een +-knoopje precies op de plek tussen twee stappen, vóór de eerste stap of ná de laatste stap van hetzelfde subproces. Bij loslaten past Flowstudio de verbindingen meteen aan terwijl jouw camerastand blijft staan. De verplaatste kaart licht kort op, zodat je ziet waar hij in de strakke indeling terechtkwam.

• Stapnummers volgen de flow: het nummer op een kaart volgt de volgorde van de verbindingen (waar de stap in de flow staat), niet de volgorde waarin je ‘m toevoegde.

• Beslismoment toevoegen: voeg er een toe tussen twee stappen via de +; tot je de routes hebt gekozen, toont het keuzemoment een amber “Kies de routes”-hint.

• De vertakkingen en verbindingen volgen exact je BPMN-model — wat je hier ziet, krijg je in Modelleren.

• Lijnen in nette banen: de verbindingslijnen lopen recht of met nette 90°-hoeken, in vaste banen naast de kaarten. Gaan er meerdere lijnen dezelfde kant op, dan liggen ze strak naast elkaar — geen kriskras. Iedere route vertrekt uit zijn eigen aansluitpunt aan de passende zijde van het keuzemoment, ook in oudere processen waarin twee routes dezelfde naam hebben. Routelabels zoals Ja en Nee staan bij voorkeur dicht bij het keuzemoment; als die plek te vol is, schuift het label automatisch naar een vrije plek op dezelfde lijn. Beweeg met je muis over een lijn om de hele route ervan op te lichten. De andere lijnen blijven dan rustig gedimd, zodat je één pad makkelijk volgt.

• Richting: in de Weergave-knop kies je of de flow verticaal (van boven naar beneden) of horizontaal (van links naar rechts) loopt. Horizontaal benut een breed scherm beter bij lange, lineaire processen. Beide richtingen volgen dezelfde regels: een rechte hoofdroute, routes van een keuzemoment in een eigen kolom (verticaal) of rij (horizontaal), en lijnen die buitenom gaan in plaats van door kaarten.

Het bord ordenen

Het bord houdt de indeling altijd strak: een rechte verticale hoofdkolom met de takken netjes ernaast. Je bepaalt zelf de volgorde en de inhoud; de plaatsing regelt Flowstudio. Slepen verplaatst een kaart dus niet vrij — het herordent of koppelt aan een fase:

• Tussen twee stappen invoegen: beweeg met je muis over een verbindingslijn; midden op de lijn verschijnen knoppen. Op de hoofdlijn kies je Stap of Keuze. Op een tak-pijl (een Ja/Nee-route) verschijnt alléén Stap: je voegt daar een stap in die meteen bij die route hoort. Klik op een knop en Flowstudio zet de nieuwe kaart precies tússen die twee — in dezelfde fase als de vorige stap.
• Achteraan toevoegen: onder de laatste kaart staan dezelfde twee knoppen (Stap / Keuze) om je proces verder op te bouwen. Is de laatste fase ingeklapt, dan staan de knoppen direct onder dat compacte faseblok. Flowstudio opent de fase en zet de cursor meteen in de nieuwe kaart, zodat de toevoeging niet ergens buiten beeld belandt.
• Eerste stap: op een leeg bord kies je Eerste stap of Eerste beslismoment om te beginnen.
• Herordenen door te slepen: sleep een kaart op een verbindingslijn, vlak vóór de eerste stap of vlak ná de laatste stap van hetzelfde subproces; de invoeglijn licht op om te tonen waar je landt. Laat je daar los, dan schuift de stap op die plek in de flow en passen de verbindingen zich meteen aan. Land je op de zichtbare lijn tussen twee fasen, dan komt de stap aan het einde van de fase vóór die lijn te staan. Flowstudio wijzigt de plek en de fase samen, zodat de kaart niet als los vervolgblok blijft hangen. Dit werkt op elke pijl, niet alleen op de hoofdlijn: ook op de pijlen van een keuze-tak, op de pijl waar een tak weer samenkomt met de hoofdlijn en op de zichtbare lijn naar een ingeklapte volgende fase. Net als in BPMN is elke pijl een geldige plek. Laat je ergens anders los, dan klikt de kaart terug op z’n plek (het bord houdt de layout strak).
• Aan een fase koppelen: sleep een kaart op een fase om ‘m aan dat subproces te koppelen.
• Deel op in fasen: bij een wat groter proces zonder fasen staat bovenaan het canvas een Deel op in fasen-knop. Daarmee groepeert Flowstudio je stappen automatisch in logische fasen (subprocessen). Zodra je proces in fasen staat, verdwijnt de knop en gebruik je de faseheaders om fasen te beheren.
• Faseomschrijving aanpassen: klik in de lijstweergave op de korte tekst onder een groepsnaam, of open in de flowchart eerst het compacte subproces-blok en klik daarna op de omschrijving in de fasekop. Die omschrijving hoort bij hetzelfde deelproces op het bord en in de verdere uitwerking.
• Lijnen tekenen: beweeg met je muis over een kaart; aan de rand verschijnen kleine verbindingspunten. Trek vanaf zo’n punt een lijn naar een andere kaart. Vanaf een stap op de hoofdlijn betekent de lijn “deze komt hierna” (de volgorde past zich aan). Vanaf een stap in een tak laat je die tak verder lopen of weer samenkomen met de hoofdlijn. Vanaf een keuzemoment kies je het punt met het routelabel (Ja/Nee/…) om die route naar de juiste stap te leiden. Kan een verbinding niet — bijvoorbeeld dwars naar een andere tak of omdat beide keuze-uitkomsten dan naar dezelfde stap wijzen — dan vertelt Flowstudio direct waarom. Diezelfde controle geldt wanneer je het doel via de routekiezer kiest.

Na een wijziging via slepen of een getekende lijn licht de betrokken kaart even op (een korte teal rand). Zo vind je ‘m meteen terug wanneer het bord de indeling opnieuw strak trekt en de kaart verschuift.

Heeft een stap door oudere proceskennis twee verschillende vervolgpijlen, dan markeert Flowstudio die stap als aandachtspunt. Verwijder de onjuiste pijl of verbind de stap opnieuw. Flowstudio kiest zo’n inhoudelijke route niet stil voor je.

Een stap in een keuze-tak plaatsen

Je sleept of voegt een stap niet alleen op de hoofdlijn in, maar op elke pijl — ook op de pijlen van een keuze-tak. Waar je een kaart neerzet, bepaalt waar die stap bij hoort:

1. Sleep een kaart op een tak-pijl (bijvoorbeeld de “Nee”-route). De kaart wordt dan onderdeel van die tak en hoort voortaan bij díe route.
2. Sleep een kaart helemaal vooraan een tak — vlak ná het keuzemoment — om hem de eerste stap van die route te maken.
3. Sleep een kaart op de pijl waar een tak weer samenkomt met de hoofdlijn om hem de laatste stap van die tak te maken.
4. Sleep een kaart op de pijl van de doorgaande route van een keuzemoment (bijvoorbeeld de “Ja”-pijl naar de volgende stap op de hoofdlijn). De kaart wordt dan de eerste stap ná dat keuzemoment: de route wijst voortaan eerst naar jouw kaart, en loopt daarna gewoon door.
5. Sleep een kaart terug op de hoofdlijn om hem weer een gewone stap voor iedereen te maken.

Het routelabel (bijvoorbeeld “Nee”) staat op de pijl vanaf het keuzemoment. Zo zie je bij de ingang van de tak welke route je volgt, zonder hetzelfde label op iedere kaart te herhalen.

Tijdens het slepen licht de pijl op waar je de kaart neerzet. Kan het ergens niet, dan licht de pijl niet op en zie je een “verboden”-cursor. Een paar plekken werken bewust niet:

• Je plaatst geen kaart op een terugkoppel-lus (een rework-pijl die terugloopt naar een eerdere stap).
• Je sleept de laatste stap van een tak niet zó weg dat de keuze leeg achterblijft. De kaart springt dan terug en je ziet een melding.
• Een keuzemoment zelf plaats je niet ín een tak, en ook niet direct op de route-pijl van een ander keuzemoment — de stap waar die route naartoe liep zou dan loshangen. De kaart springt terug.
• Liggen meerdere pijlen op een kort stuk precies over elkaar, dan kiest Flowstudio niet willekeurig een route. Sleep iets verder richting de gewenste stap; daar licht alleen die pijl op.

Stappen verificeren

Gebruik de verificatie-modus om stap voor stap alle processtappen door te lopen en te beoordelen.

1. Klik op Verificeren om de verificatie-modus te starten.
2. Een floating balk verschijnt onderaan het bord. Niet-actieve stappen worden gedimd.
3. Bekijk de geselecteerde stap. Drag-and-drop is uitgeschakeld tijdens de verificatie.
4. Klik op Goedkeuren om de stap te accepteren en naar de volgende te gaan.
5. Klik op Overslaan om de stap over te slaan zonder oordeel.
6. Klik op Terug om naar de vorige stap terug te keren.
7. Klik op Sluiten in de floating balk om de verificatie-modus af te sluiten.

Citaat terugvinden in bron

Iedere processtap-kaart kan een bron-citaat hebben — het stukje brontekst dat de AI als onderbouwing heeft gebruikt. Je vindt het via het kleine ⓘ-icoontje rechtsonder op de kaart.

1. Klik op ⓘ om de bron-popover te openen.
2. Lees het citaat onder Bron-citaat.
3. Klik op Bekijk in bron om naar de originele bron te springen. Flowstudio kiest automatisch de juiste tab (origineel of met sprekers), scrolt naar het fragment en arceert het in geel.
4. Sluit de modal om terug te keren naar het bord.

Dit is handig wanneer je wil controleren of een AI-extractie klopt met wat er daadwerkelijk gezegd of geschreven is.

Context vastleggen

Het bord heeft panelen links en rechts van de processtappen:

• Links — Processtructuur: triggers, rollen, externe partijen, systemen, data en resultaten. Dit zijn de elementen die het BPMN-procesdiagram vormen.
• Rechts — Bevindingen: knelpunten, risico’s, regels, verbeterideeën en meer die je hebt vastgelegd. Deze categorieën verrijken het proces met context. Let op het verschil met Aandachtspunten onderin: dat zijn suggesties van Flowstudio die je nog moet beoordelen; wat je daarvan bewaart, komt hier rechts terecht.

1. Klik op een categorie in het linker- of rechterpaneel om deze uit te klappen.
2. Klik op + om een nieuw item toe te voegen.
3. Typ de beschrijving van het item.
4. Sleep items naar processtappen om relaties te leggen.
5. De gekoppelde items verschijnen als badges op de processtap. Houd je cursor kort op een badge voor een voorvertoning met de toelichting van het gekoppelde item — net als bij de kaartjes in de zijbalk.

Volgorde van kaartjes wisselen

Binnen een categorie bepaal je zelf de volgorde van de kaartjes. Sleep een kaartje omhoog of omlaag boven een ander kaartje in dezelfde categorie; een blauwe lijn laat zien waar het terechtkomt. Laat los om de nieuwe volgorde vast te zetten.

Voor rollen is dit extra belangrijk: de volgorde van de rollen bepaalt de volgorde van de banen (lanes) in het BPMN-diagram. Wil je een bepaalde rol bovenaan in het diagram? Sleep die rol dan bovenaan in de categorie Rollen.

Alternatieve start koppelen

Sommige processen kunnen op meer dan één plek beginnen. Denk aan een spoedaanvraag, heropening of bezwaar dat niet bij stap 1 instroomt.

1. Open in het linkerpaneel de categorie Triggers.
2. Sleep de trigger naar de processtap waar het proces ook mag starten.
3. Op die stap verschijnt Alternatieve start met de naam van de trigger.
4. Vul bij de trigger kort aan wanneer deze start geldt, zodat de keuze later goed te controleren is.
5. Klik op het kruisje bij Alternatieve start om de koppeling te verwijderen en terug te vallen op de eerste stap.

Koppel je meerdere triggers aan stap 1, dan kun je een losse startkoppeling ook met het kruisje verwijderen zolang er nog minstens één trigger overblijft. Zo voorkom je dat het proces zonder starttrigger komt te staan.

Uitvoerders toewijzen aan stappen

1. Klik op de (wie?)-knop bij een processtap.
2. Selecteer een rol, systeem of externe partij uit de lijst.
3. De uitvoerder verschijnt als badge bij de stap.

Kies je een externe partij (bijvoorbeeld een bedrijfsarts of een leverancier) als uitvoerder, dan krijgt die stap een onderscheidende oranje “extern”-badge. Dat is bewust: een stap die buiten je organisatie wordt uitgevoerd, teken je in BPMN niet als gewone taak in een interne baan, maar als berichtuitwisseling met een aparte pool — je toont wél dát je iets aan die partij vraagt en wat je terugkrijgt, niet hóé die partij intern werkt. De stap blijft volledig zichtbaar op je bord en houdt zijn regel in de RACI-matrix (de externe partij staat daar als Verantwoordelijke, scope “extern”). Zie Modelleren — Externe partijen en berichtstromen.

Sleep of koppel je een externe partij alleen als gewone relatie aan een stap, dan blijft die zichtbaar als relatiekaart. Dat maakt de partij betrokken bij de stap, maar maakt haar nog niet de uitvoerder.

Invoer en uitvoer per stap

1. Onderaan een processtapkaart verschijnt een samenvatting met het eerste invoer- en uitvoeritem.
2. Klik op de samenvatting om het paneel uit te klappen.
3. Je ziet twee kolommen: Invoer (links) en Uitvoer (rechts).
4. Klik op een kolom om te bewerken. Typ één item per regel.
5. Klik buiten het veld om op te slaan.

Beslismomenten toevoegen

1. Klik op de Beslismoment-knop onderaan de stappenkolom.
2. Kies het type: exclusief (of/of), parallel (en/en) of inclusief (een of meer routes).
3. Koppel routes aan een stap, eindresultaat of volgend deelproces. Bij parallelle en inclusieve paden kun je ook direct een deelproces als doel kiezen.
4. Geef routes waar nodig een duidelijke conditie (bijv. “Ja/Nee” of “Anders”).

Maximaal 3 routes per keuzemoment

Een keuzemoment heeft maximaal 3 routes. Zo blijft je proces leesbaar — op het bord én in het BPMN-diagram. Bij 3 routes is de +-knop uitgeschakeld; de tooltip legt uit wat je dan doet.

Heb je meer uitkomsten? Keten dan een tweede keuzemoment:

1. Geef het eerste keuzemoment 2 of 3 hoofdroutes, bijvoorbeeld “Standaard”, “Spoed” en “Anders”.
2. Voeg na de route “Anders” een nieuw beslismoment toe.
3. Verdeel de overige uitkomsten over de routes van dat tweede keuzemoment.

Bestemming per beslissingsoptie instellen

Elke optie van een beslismoment kun je koppelen aan een concrete bestemming in het proces. Dit maakt de route zichtbaar in het BPMN-diagram en voorkomt open paden.

1. Klik op het pijl-deel van een optie-knop naast een beslismoment.
2. Een picker opent. Kies de bestemming:
   • Stap — een specifieke processtap in hetzelfde deelproces.
   • Volgend deelproces — het gehele volgende deelproces (paars 📦-icoon).
   • Resultaat — een eindresultaat van het proces.
   • Terug naar eerdere stap — een lus terug naar een eerder punt.
3. Een mini-flow toont de gekozen route direct naast de picker.
4. Klik buiten de picker om te sluiten. De keuze wordt automatisch opgeslagen.

Bij parallelle paden selecteer je deelprocessen in dezelfde lijst als de parallelle stappen. Bij inclusieve paden kies je het deelproces per voorwaardelijk pad.

Takken naast elkaar in kolommen

Heeft een beslismoment routes met eigen stappen, dan toont het bord die takken naast elkaar in kolommen. Zo zie je in één oogopslag dat het proces zich splitst en welke stappen bij welke route horen.

Zo lees je het:

1. Boven de splitsing staat de gedeelde flow zoals altijd.
2. Bij het beslismoment verschijnen de routes als kolommen naast elkaar, elk met een label (bijvoorbeeld “Ja” en “Nee”) bovenaan.
3. Elke kolom toont zijn eigen stappen onder elkaar.
4. Onder de splitsing loopt de gedeelde flow weer verder.

Stappen in een kolom horen bij hun route. Wil je een stap naar een andere route of terug naar de hoofdlijn? Sleep ‘m dan op de pijl van die route of op de hoofdlijn — de stap neemt de tak over waar je ‘m neerzet (zie Een stap in een keuze-tak plaatsen). Dit bord is alleen zichtbaar bij Proceskennis; tijdens een live workshop blijft de vertrouwde enkele kolom staan.

Het vervolg van een tak instellen (Daarna →)

Een tak van een beslismoment heeft vaak één of meer eigen stappen — bijvoorbeeld het “Nee”-pad met een herstelstap. Onder de laatste stap van zo’n tak staat een ovale Daarna-pill: daar geef je aan waar de flow ná die stap verdergaat.

Zo werkt het:

1. Onder de laatste stap van een tak zie je de ovale Daarna-pill staan.
2. Klik op de pill. Een picker opent met de mogelijke vervolgen:
   • Automatisch — de tak sluit weer aan op de eerstvolgende stap van het hoofdpad (het standaardgedrag).
   • Terug naar het keuzemoment — een herbeoordelingslus: “Nee → gegevens herstellen → opnieuw beoordelen”. Je herkent deze aan het ↺-icoon.
   • Een stap op een ander pad — de tak voegt samen met het andere pad van hetzelfde beslismoment, of met een latere stap.
   • Een resultaat — de tak eindigt op een eigen eindresultaat.
3. Beweeg over de pill of een picker-keuze om het doel op het bord te zien oplichten.

Kies je een resultaat, dan verandert de pill in een eindstatus-kaartje naast de stap — buiten de processflow, verbonden met een kort lijntje. Het kaartje is een terminale eind-cap: het toont een “Einde ·“-label vóór de tekst en een gekleurde rand links, zodat je in één oogopslag ziet dat de tak hier eindigt en niet verder loopt. Klik op het kaartje om het resultaat te wijzigen of een ander vervolg te kiezen.

De kleur en het icoon volgen het eindtype van het resultaat (aanpasbaar):

• Neutraal (teal) — een gewone afloop, bijvoorbeeld “Claim uitbetaald”.
• Rood — een fout of afwijzing, bijvoorbeeld “Aanvraag afgewezen”.
• Amber — een escalatie omhoog.
• Grijs — een harde stop waarbij het proces wordt afgebroken.

Botst het eindstatus-kaartje met een tak die aan dezelfde kant vertrekt, dan schuift het automatisch naar de andere kant van de stap.

Mijlpaal: een resultaat waar het proces doorloopt

Koppel je een resultaat aan een stap waar het proces daarna verdergaat, dan is dat geen einde maar een mijlpaal: “Beoordeling afgerond”, “Beschikking verzonden”. Flowstudio herkent dat aan de plek in de flow — je hoeft niets in te stellen — en toont een ander kaartje: wit met een dubbele rand, een wegwijzer-icoon en het label mijlpaal. Het groene eindstatus-kaartje blijft voorbehouden aan stappen waar het proces écht stopt.

Verplaats je de stap later naar het einde van de flow, dan wordt het vanzelf weer een eindstatus. Andersom net zo.

In het BPMN-diagram wordt een mijlpaal een intermediate throw event: een cirkel met dubbele rand middenin de lijn, waar de flow doorheen loopt. Dat is de BPMN 2.0-manier om een bereikte toestand te documenteren zonder het proces af te sluiten — precies wat Method & Style voorschrijft. Een gateway hoort hier niet: die routeert alleen en representeert nooit een resultaat.

De cirkel blijft blanco: een mijlpaal markeert dat er iets bereikt is, niet dat er iets verstuurd wordt. Hangt er een bericht aan diezelfde stap (bijvoorbeeld een gegevensobject Akkoord per mail), dan blijft dat een gegevensobject — je ziet het niet dubbel als envelopje op de mijlpaal.

Eindigt een route van een keuzemoment direct op een resultaat, dan zie je dat op twee plekken. In de optie-rij staat het doel van de route (Ja → Einde 1, Nee → Einde 2); daar wijzig je waar de route naartoe gaat. Daarnaast krijgt het keuzemoment hetzelfde groene eindstatus-kaartje als een gewone stap, met het routelabel ervoor: Nee: Bestelling afgekeurd. Zo herken je een afgesloten proces overal op het bord aan dezelfde vorm, ook wanneer het einde na een keuze valt.

Het kaartje komt aan de kant van het keuzemoment die vrij is — rechts, eronder of links, net als bij een stap. Is er nergens ruimte omdat de takken het keuzemoment insluiten, dan staat het kaartje rechtsboven ín de kaart zelf. Zo valt het nooit over een buurkaart of buiten de rand van het bord.

Wil je ná deze stap nog iets toevoegen terwijl de tak op een resultaat eindigt? Beweeg over het lijntje tussen de stap en het kaartje; er verschijnen een Stap en een Keuze:

• Stap zet een nieuwe stap tussen de stap en het resultaat — het resultaat blijft het eindpunt en schuift mee naar de nieuwe laatste stap.
• Keuze voegt een beslismoment in dat het pad in twee uitkomsten laat eindigen: de ene route gaat naar dit bestaande resultaat, de andere naar een tweede einde dat je zelf benoemt.

Je hoeft het resultaat er dus niet eerst af te halen. (Dit volgt de BPMN-regel dat een eindresultaat een end event is: het sluit een pad af, dus een nieuwe stap of keuze komt er altijd vóór.)

De gekozen route wordt direct meegenomen in het BPMN-diagram — een herbeoordelingslus verschijnt daar als pijl terug naar de gateway.

Bij het verwerken van documenten en workshops stelt Flowstudio het vervolg van een tak alvast voor op basis van je bronmateriaal (“bij afkeuring wordt het dossier gecorrigeerd en opnieuw beoordeeld” wordt automatisch een herbeoordelingslus). Klopt het voorstel niet, dan pas je het met één klik aan via de pill.

BPMN-weergave

Gebruik de weergave-schakelaar rechtsboven in de header om te wisselen:

1. Klik op BPMN om een live preview van het procesdiagram te zien op basis van je stappen.
2. Gebruik deze weergave om de procesflow, swimlanes en beslismomenten te controleren.
3. Dubbelklik op een deelproces om in te zoomen op de details. Gebruik de breadcrumb-navigatie om terug te keren.
4. Klik op Bord om terug te keren naar de bordweergave.

Onderbalk: bronnen, validatie en AI

Onderaan het proceskennisbord vind je een balk met bronnen, validatie en AI-functies.

Bronnen highlighten op het bord

De bronnen staan als badges in de onderbalk:

1. Standaard staat Alles aan: het bord toont de samengestelde proceskennis uit alle bronnen.
2. Klik op een bronbadge (bijv. “Workshop 1”) om alle items op het bord te highlighten die uit die bron komen.
3. Items uit andere bronnen dimmen naar 30%, terwijl items uit de gekozen bron een subtiele accentkleur krijgen. Zo zie je in één blik wat de bron heeft bijgedragen. Het hele bord blijft zichtbaar — niets wordt weggefilterd. Ook de zijbalken dimmen mee. Als een bron vooral een koppeling toevoegde, blijven de twee betrokken kaarten zichtbaar.
4. Klik nogmaals op dezelfde bron of op Alles om terug te keren naar de samengestelde weergave.

Bronverschillen beoordelen

Als bronnen elkaar anders beschrijven, verschijnt in de onderbalk een teller bronverschillen met een eigen icoon (↹), los van de validatie-teller. Flowstudio let hierop bij élke manier waarop kennis het bord bereikt: Bron toevoegen op het bord, documenten of tekst via Documenten, een uitgewerkte workshop (zowel meeluisterend als een modelleerworkshop) en process mining. Ook tegenstrijdigheden bínnen één bron tellen mee — bijvoorbeeld twee workshopdeelnemers die het proces verschillend beschrijven, of een document waarin de regel en de praktijk niet overeenkomen. Het paneel oogt nu als het inzichtenpaneel: één soort-label per punt (bijvoorbeeld Tegenstrijdig of Variant) en de belangrijkste punten staan bovenaan.

1. Klik op bronverschillen om de open punten te bekijken.
2. Lees per punt welke bronnen verschillen en welk citaat daarbij hoort. Beweeg over een punt om de betrokken stap op het bord op te lichten.
3. Kies per punt wat ermee gebeurt:
   • Vraag stellen — neem het punt op in je projectvragen om het later met de organisatie te verifiëren.
   • Negeren — als het niet relevant is.
   • Verwijderen — alleen zichtbaar als het om een stap gaat die uit één bron komt (een toevoeging die door geen andere bron wordt bevestigd). Klik nogmaals op Zeker? om de stap van het bord te halen. Komt de stap uit meerdere bronnen, dan verschijnt deze knop niet — zo verlies je nooit kennis die andere bronnen ook dragen.

Het paneel sluit vanzelf zodra je het laatste open bronverschil hebt afgehandeld.

Bronverschillen veranderen je proces niet automatisch. Het proceskennisbord blijft jouw samengestelde versie; de teller helpt alleen om tegenstrijdige of afwijkende broninformatie niet te missen. Bewaar je een bronverschil als vraag, dan staat die bij Projectnotities > Vragen. Daar kies je per vraag met Mee in export of de vraag in de Word/PDF-export terugkomt. Open of genegeerde bronverschillen worden niet automatisch geëxporteerd.

Ook de Procesassistent in de onderbalk kent je open bronverschillen. Vraag bijvoorbeeld “Zijn er nog tegenstrijdigheden tussen de bronnen?” en je krijgt de openstaande punten terug, met de betrokken kaarten en bronnen erbij. Afhandelen — vraag stellen, negeren of verwijderen — doe je altijd zelf in het bronverschillenpaneel; de assistent doet dat bewust niet voor je.

Bronnen toevoegen en beheren

Op een leeg bord (nieuw proces): drie keuze-kaarten staan centraal op het bord — Workshop, Documenten uploaden, Process Mining. Klik op een kaart om direct te starten.

Op een gevuld bord:

1. Klik op Bron toevoegen in de onderbalk.
2. Een paneel opent gecentreerd op het scherm. Het bord blijft op de achtergrond zichtbaar (half-transparant).
3. Kies eerst welk deel van je proces de bron raakt: Heel proces, een deelproces (uit een inline dropdown), of Eén processtap (uit een inline dropdown — zie hieronder). Heb je nog geen stappen of deelprocessen, dan slaat Flowstudio deze keuze over.
4. Kies daarna hoe je toevoegt: Documenten, Workshop of Mining. Bij Eén processtap is Mining niet beschikbaar, omdat event-logs niet stap-specifiek zijn.
5. Kies je Documenten, dan opent een tweede stap: Documenten toevoegen. Daar zie je eerst waaraan je toevoegt, met Wijzig om terug te gaan naar de keuze-stap. Daarna kies je Bestand uploaden of Tekst plakken. Ook een opgenomen gesprek (audio of video) upload je hier; Flowstudio werkt de opname uit tot een transcript met sprekers — zie Een opname uploaden. Toegevoegde bestanden blijven in een chip-lijst zichtbaar tot je submit.
6. Klik Toevoegen (of Verdiep stap bij stap-keuze) — Flowstudio verwerkt de bron terwijl je live ziet welke stappen op het bord verschijnen. Het resultaat landt direct op het bord, met onderin een balk die toont wat er veranderde en een Zet terug-knop.
7. Voor Workshop en Mining sluit het paneel en navigeer je naar het bijbehorende scherm. Je scope-keuze gaat mee als context.

Een specifieke processtap verdiepen

Soms wil je één bestaande processtap dieper uitwerken — bijvoorbeeld “Controleren aanvraag” verfijnen op basis van een interview met de behandelaar. Met Eén processtap als scope stelt Flowstudio concrete detailstappen voor, zonder de rest van je proces opnieuw in te delen.

1. Klik op Bron toevoegen en kies Eén processtap als scope.
2. Selecteer de stap uit de stap-keuzelijst die opent. Stappen zijn gegroepeerd onder een deelproces-header (zoals op het bord). Losse stappen staan bovenaan zonder header. Alle activity-stappen kun je verdiepen — beslis-stappen niet.
3. Kies hoe je toevoegt: Documenten (uploaden of tekst plakken) of Workshop (live sessie gefocused op die stap). Mining is niet beschikbaar bij stap-verdiepen — event-logs zijn niet stap-specifiek. BPMN-bestanden zijn ook uitgesloten — gebruik tekst-documenten of plak notities. Bij keuze Workshop opent het workshop-scherm met een focus-banner bovenin die de stap-naam toont, zodat je weet waar je op richt.
4. Flowstudio werkt de stap direct uit op het bord — net als elke andere bron. Je hoeft geen tussenstap te bevestigen; er is geen los keuzevenster meer.

Na het uitwerken staan de detailstappen op precies de plek van de oorspronkelijke stap. Een losse stap wordt een begrensd subproces met de oorspronkelijke stapnaam; stond de stap al in een subproces, dan blijven de details in datzelfde subproces. De stappen ervoor en erna, pijlen, keuzeroutes en de rest van je fase-indeling blijven behouden. Klopt het niet, dan zet je het in één klik terug met Zet terug in de balk die na het uitwerken verschijnt (of Ctrl+Z). Klik op de bron om te zien welke detailstappen erbij kwamen.

Vindt Flowstudio geen echte detailstappen, of beschrijft de bron alleen dezelfde stap opnieuw, dan blijft je bord ongewijzigd en krijg je een concrete melding. Voeg dan een bron toe waarin de handelingen binnen die stap explicieter staan.

Op kleine schermen verschijnt het paneel als bottom-sheet (van onderaan omhoog). Werkt op tablet en mobiel.

Hover over een bron om extra opties te zien:

• Oogicoon — bekijk de originele broninhoud.
• Prullenbak — verwijder de bron (met bevestiging).

Zie de aparte pagina’s voor stapsgewijze instructies per brontype:

• Workshop sessie
• Documenten uploaden
• Process Mining

Een bron toepassen zonder modal

Voeg je een bron toe, dan past Flowstudio die direct toe op het bord. Je hoeft niet per kaartje te kiezen wat je houdt of vervangt. Onder in beeld verschijnt een lage, brede balk met wat er veranderde en een Zet terug-knop.

1. Voeg een bron toe via Bron toevoegen, een workshop, Documenten of Mining.
2. Flowstudio verwerkt de bron tot één samenhangend proces en zet dat op het bord.
3. Controleer wat er veranderde — de balk blijft onderaan staan tot je Klaar klikt.
4. Klopt het niet? Klik op Zet terug om de bron in één klik ongedaan te maken. Het bord keert terug naar de staat van vóór die bron.

De balk verschijnt bij élke route, ook wanneer je vanuit een workshop, Documenten of Mining naar het bord navigeert. Hij leest uit een herstelpunt dat bewaard blijft, ook als je de pagina herlaadt. Zo kun je een bron altijd terugdraaien zonder dat je werk verdwijnt.

Je eerste bron: een korte melding

Was je bord nog leeg, dan is er niets om naar terug te keren. In plaats van de controlebalk zie je dan kort een melding dat je proces is opgebouwd, met het aantal stappen erbij. Die verdwijnt vanzelf, zodat je meteen verder kunt op je nieuwe bord.

Bij een BPMN-bestand als eerste bron zegt de melding iets anders: Jouw BPMN staat op het bord — 46 proceselementen overgenomen uit je bestand. Die import gaat namelijk zonder AI-tussenstap, en de volgorde stond al in je diagram; Flowstudio neemt die over in plaats van er zelf een te bepalen. Upload je een BPMN op een bord waar al iets stond, dan zie je de volledige controlebalk met Zet terug.

Zie in één klik wat de bron veranderde

Bovenin de balk staan twee klikbare filter-knopjes met een klein filter-icoontje, bijvoorbeeld 3 nieuw en 2 samengevoegd. Tik er een aan en precies die kaarten lichten op je bord op:

1. Klik op nieuw om alleen de nieuwe kaarten te laten oplichten (groen).
2. Klik op samengevoegd om de samengevoegde kaarten te laten oplichten (blauw).
3. Klik nog eens op hetzelfde knopje om de highlight uit te zetten.

Bij een nieuwe bron lichten de nieuwe kaarten meteen automatisch op — ook wanneer je vanuit een workshop, Documenten of Mining op het bord landt. Flowstudio laat je zo zien wat er gebeurde; jij houdt de regie en beslist wat blijft staan.

Een conflict oplossen

Soms wil een nieuwe bron een kaart aanpassen die jíj eerder zelf hebt bewerkt of goedgekeurd. Flowstudio overschrijft die nooit zomaar: het houdt jouw versie en meldt een conflict. In de balk verschijnt dan een amber knopje 1 conflict. Zolang er een conflict openstaat, kun je nog niet op Klaar klikken.

Zo los je het op:

1. Klik in de balk op het knopje 1 conflict (of N conflicten). Er opent een lijstje, en de betreffende kaart(en) lichten op het bord op.
2. Per conflict zie je jouw huidige versie en, als de bron een alternatief had, het voorstel.
3. Klik Zo houden om jouw versie te bewaren, of Neem voorstel over om de versie van de bron te gebruiken.
4. Is elk conflict afgehandeld, dan gaat de knop Klaar weer aan.

Wil je helemaal niets met de bron? Klik Zet terug — dat werkt altijd, ook met openstaande conflicten.

Validatie

De onderbalk toont een validatiebadge met het aantal gevonden problemen:

• Groen (vinkje) — geen validatieproblemen.
• Oranje (driehoek) — er zijn aandachtspunten (bijv. ontbrekende rollen of systemen).
• Rood (driehoek) — er zijn kritieke problemen.

Hover over de badge voor een samenvatting van de problemen.

De validatiebadge verschijnt zodra je bord inhoud heeft. Op een leeg, nieuw dossier is er nog niets te valideren, dus blijft de badge weg tot je een eerste bron of processtap toevoegt.

Processtappen met kritieke gaps krijgen een rood uitroepteken. Klik op het uitroepteken om een tooltip te zien met de omschrijving van de gap.

Losse eindresultaten

Onder Losse items verschijnen eindresultaten die nergens in je proces worden aangeroepen — geen beslismoment kiest ze, geen activiteit produceert ze. Het diagram laat zo’n eindresultaat niet zien (een dood end event past niet bij BPMN-conform werk), dus krijg je hier de melding zodat je het zelf kunt afronden:

• Koppelen — open het eindresultaat, en koppel het aan een beslismoment-optie of een producerende activiteit.
• Verwijderen — klik op het eindresultaat in het bord en verwijder het via het rechtermuismenu.

Datzelfde gedeelte toont ook een waarschuwing wanneer een eindresultaat vanuit meerdere subprocessen wordt aangeroepen. BPMN-conform plaatsen we het dan niet automatisch op één plek; je beste opties zijn (1) het eindresultaat opsplitsen in twee per-subproces eindresultaten, of (2) de aanroepen consolideren in één gedeeld subproces.

Keuzemomenten over een subproces-grens

Zit je keuzemoment in het ene subproces en wijst een optie naar een stap in een ander subproces? Dan krijg je een waarschuwing op het keuzemoment. BPMN staat geen pijl door een subproces-grens toe — een keuze moet of binnen een subproces blijven, of naar een ander subproces als geheel routeren.

Klik op het pijl-deel van de optie-knop om te kiezen wat je wilt:

• Volgend subproces — de optie wijst naar het hele subproces als doel. Je ziet de doelen in de sectie Volgend subproces in de picker (paars 📦-icoon).
• Een stap binnen hetzelfde subproces — kies in plaats daarvan een stap uit je eigen subproces.
• Eindresultaat — sluit deze tak af op een eindresultaat.

Dit geldt voor exclusieve, parallelle en inclusieve keuzemomenten. Bij parallelle paden selecteer je subprocessen in dezelfde lijst als de parallelle stappen; bij inclusieve paden kies je het subproces per voorwaardelijk pad.

Komt de keuze er logisch op neer dat hij eigenlijk in het volgende subproces hoort (omdat de takken daar over verschillende stappen gaan)? Verplaats het keuzemoment dan naar dat subproces — daar mag hij wél naar specifieke stappen wijzen.

Keuzemoment zonder echte keuze

Wijzen alle takken van een keuzemoment naar exact hetzelfde doel? Dan zie je de waarschuwing “Alle takken leiden naar hetzelfde — dit keuzemoment voegt niets toe.” Dit gebeurt vooral wanneer je twee opties allebei naar het volgende subproces hebt laten wijzen. Drie manieren om het op te lossen:

1. Verwijder het keuzemoment — als de takken écht hetzelfde doen, is de gateway overbodig.
2. Verplaats het keuzemoment naar binnen het volgende subproces — als de takken daar over verschillende stappen gaan.
3. Routeer de takken naar verschillende subprocessen — splits het volgende subproces op in een spoed- en een regulier-variant.

AI-aandachtspunten

Net als de validatiebadge verschijnt het lampje pas zodra je bord inhoud heeft. Een leeg dossier toont nog geen aandachtspunten.

1. Klik op het lampje in de onderbalk om het paneel Aandachtspunten te openen.
2. Kies een tabblad — Risico’s, Verbeterkansen, Vragen of AI-kansen — en klik op Verken [categorie] om gericht suggesties op te vragen.
3. Bekijk de suggesties per processtap. Elke suggestie toont een titel en de gerelateerde stap.
4. Houd je cursor op een suggestie om de gerelateerde stap op het bord te zien oplichten.
5. Klik op de titel om de detailweergave te openen zonder het paneel te sluiten.
6. Lees de toelichting in de detailweergave en kies daar Toevoegen als risico (het label volgt het tabblad), Bewaar als vraag of Negeren.
7. Klik op Bewaar als vraag als je het onderwerp eerst als bespreekvraag wilt meenemen naar Projectnotities > Vragen.
8. Weet je meteen dat een suggestie niet relevant is? Gebruik dan het kleine kruisje in de rij om het aandachtspunt direct te negeren.

De tab AI-kansen heeft daarnaast de AI-kansen-scan: één klik beoordeelt je hele proces en deelt elke stap in bij “kansrijk voor een agent”, “samen met AI” of “blijft mensenwerk”. Zie Aandachtspunten verkennen voor de volledige uitleg per tabblad en voor de scan.

Op het bord zelf herken je aandachtspunten aan een klein gekleurd icoontje rechtsboven op de processtap — één per soort inzicht dat eraan hangt:

• Oranje uitroepteken — een risico.
• Paars vraagteken — een open vraag.
• Teal lampje — een verbeteridee.
• Grijze robot — een automatiseringskans.

Heeft een stap meerdere soorten, dan staan de icoontjes naast elkaar. Klik op een icoontje om de gekoppelde aandachtspunten bij die stap te openen. De kleuren volgen dezelfde categorie-kleuren als in de zijbalken.

Lange aandachtspunten open je via de titel in een aparte detailweergave. Zo blijft de lijst compact, maar kun je de volledige toelichting lezen zonder je plek op het bord kwijt te raken.

Kaarten in de rechterzijbalk blijven compact: één regel titel, ook wanneer er een langere toelichting onder zit. Klik op de titel om die direct te bewerken. Houd je cursor kort op een kaart voor een voorvertoning, of open de detailweergave om de volledige toelichting rustig te lezen en te bewerken. Dat geldt ook voor aandachtspunten die je bewaart: de reflectievraag blijft bedoeld om samen te beoordelen, maar het opgeslagen item wordt gewone proceskennis met een korte titel en aparte toelichting.

Wil je een kaartje later bespreken, gebruik dan Bewaar als vraag in de voorvertoning of detailweergave. Flowstudio zet dan niet de kaarttitel letterlijk in je notitieblok, maar maakt er een vraag van en toont de oorspronkelijke context er los onder.

Het paneel toont aandachtspunten per processtap, verrijkt met beste praktijken en je procescontext. Wil je daarna doorvragen of iets op het bord laten voorbereiden, gebruik dan de Procesassistent in de onderbalk.

Automatiseringskans verkennen

Bewaar je een aandachtspunt als automatiseringskans, dan verschijnt het kaartje in de rechterzijbalk met een herkenbaar teal icoon. Beweeg je muis over het kaartje, dan opent een voorvertoning; klik daarin op Verken kans. De Kansverkenner legt eerst in gewone taal uit welke kans Flowstudio ziet, hoe het werk straks kan lopen en welke route logisch lijkt.

Je bereikt de Kansverkenner ook via een agent-kandidaat uit de AI-kansen-scan: klik daar op Zet op het bord. Zie Aandachtspunten verkennen.

De Kansverkenner is bedoeld als voorbereiding voor je klantgesprek. Zodra je ‘m opent, toetst Flowstudio de kans automatisch en maakt de uitleg en de stappen specifiek voor déze kans — terwijl dat laadt zie je kort een skelet met “AI beoordeelt deze kans…”. Je ziet daarna:

• Een korte aanbeveling bovenaan: de route samengevat in één zin, bijvoorbeeld “Kansrijk als digitale assistent”.
• De kans: wat gebeurt er nu en waar zit de verbetering?
• Zo loopt het straks: een op deze kans toegesneden lijn van binnenkomst naar resultaat, met de stap waar jij beslist eruit gelicht.
• Dit maakt het kansrijk en Eerst scherp krijgen: de onderbouwing en de belangrijkste klantvragen naast elkaar.
• Kies je vervolgstap: prompts voor doorvragen, klantmockup, visualisatie, data-check, eerste proef of bouwopdracht.

Flowstudio maakt die mockup, proef of agent nog niet zelf. Elke vervolgstap kopieert een complete prompt met procescontext. Die plak je zelf in je eigen AI-tool, ontwerpomgeving of code-agent.

Gebruik Bewaar als vragen om open punten direct naar Projectnotities > Vragen te sturen, of Kopieer als brief voor een samenvatting die je in je klantdocument plakt.

Procesassistent gebruiken

Gebruik de Procesassistent wanneer je het bord wilt laten controleren of wanneer je voorstellen wilt voorbereiden.

1. Klik op de Procesassistent-greep in de onderbalk.
2. Stel een vraag, bijvoorbeeld: “Welke stappen missen een uitvoerder?” of “Welke risico’s zie je?”
3. Lees eerst de uitleg van de assistent. Bij vragen of analyses past Flowstudio niets automatisch aan.
4. Wil je iets opnemen op het bord, vraag dan om een concreet voorstel.
5. Controleer het voorstel. Je ziet per actie wat er verandert en of een bestaande uitvoerder of beslisser wordt vervangen. Bij nieuwe processtappen probeert de assistent meteen een logische bestaande uitvoerder te koppelen; lukt dat niet betrouwbaar, dan blijft de stap zonder uitvoerder zodat je die later zelf kunt kiezen.
6. Klik per actie op Akkoord of Niet, of gebruik Alles akkoord wanneer het hele voorstel klopt.
7. Na akkoord sluit de assistent en springt het bord naar de eerste betrokken kaart. De bron Procesassistent wordt geselecteerd, zodat de kaarten die net zijn toegevoegd, gekoppeld, verplaatst of aangepast direct via de bestaande bron-highlight opvallen.

Vraag je om een nieuwe fase of groep tussen, voor of na bestaande groepen te plaatsen, dan gebruikt de assistent die plek op het bord. Zonder zo’n aanwijzing komt de nieuwe groep onderaan.

Maakt de assistent een nieuw beslismoment met vervolgstappen, dan kan hij ook meteen de bijbehorende routes klaarzetten, bijvoorbeeld Ja → Maken inkooporder en Nee → Afwijzen aanvraag. Zo hoef je de Ja/Nee-paden niet achteraf handmatig te koppelen.

Relaties analyseren

Flowstudio legt relaties automatisch wanneer je een nieuwe bron verwerkt. De verbanden — wie voert een stap uit, wat triggert wat, welke documenten horen erbij — worden afgeleid uit de broninhoud en meteen op het bord gelegd. Je hoeft ze niet meer per stuk te bevestigen.

1. Verwerk een bron (document of transcript). Flowstudio analyseert de inhoud en legt de gevonden relaties direct.
2. Voeg je later extra bronnen toe, dan verwerkt Flowstudio die relaties opnieuw mee in de normale extractie.
3. Klopt een afgeleide relatie niet? Verwijder ‘m met één klik op de relatie. Zo houd jij de controle, zonder elke verbinding vooraf te hoeven goedkeuren.

Volgende stap

Onderaan het bord staat een voortgangsfooter. Die toont een teller van het aantal kritieke gaps dat nog openstaat. Wanneer je proceskennis compleet is, klik op Ga naar Modelleren → in de voortgangsfooter om door te gaan naar het BPMN-diagram.

Deelprocessen groeperen

Groepeer processtappen in deelprocessen om grote processen overzichtelijk te maken. Elke groep wordt een apart deelproces in het BPMN-diagram. Flowstudio kan groepen voorstellen wanneer een bron duidelijke fasen of deelprocessen bevat, maar past die niet automatisch toe: je kiest zelf of je de voorgestelde groepering overneemt. Je kunt groepen ook handmatig aanmaken of via multi-select samenstellen.

Zie Deelprocessen voor alle mogelijkheden: groepen aanmaken, stappen verplaatsen, batch-acties, in-/uitklappen en BPMN drill-down.

Actor koppelen aan een groep

Door een actor (rol) te koppelen aan een groep, wordt de groep een aparte swimlane in het BPMN-diagram. Je doet dit op één plek: de uitvoerder-chip naast de groep- of fasenaam.

1. Klik op de uitvoerder-chip (👤) naast de groepnaam. Zonder gekoppelde rol toont die (wie?).
2. Kies een bestaande rol uit de lijst, of typ een nieuwe naam en kies toevoegen — de rol wordt dan meteen aangemaakt en gekoppeld.
3. De rolnaam verschijnt bij de groep. Bij het genereren vanuit proceskennis wordt dit een swimlane.

Deze chip werkt zowel in de lijst-weergave (naast de groep-header) als in de flowchart-weergave (op de fase-band) — je koppelt dus dezelfde fase-uitvoerder, ongeacht hoe je het bord bekijkt.

Veelgestelde vragen

Kan ik meerdere bronnen combineren?

Ja. Het proceskennisbord combineert automatisch alle bronnen. Klik op een bronbadge in de onderbalk om per bron te bekijken wat er is aangeleverd.

Wat gebeurt er als ik een stap verwijder?

Je kunt verwijderingen ongedaan maken met Ongedaan maken (Ctrl + Z / Cmd + Z). Relaties met de verwijderde stap worden ook verwijderd.

Wat is het verschil tussen Bord en BPMN?

De Bord-weergave toont alle processtappen met contextcategorieën ernaast. De BPMN-weergave toont een live preview van het procesdiagram op basis van je stappen, handig om de procesflow te controleren.

Tips

• Begin met de happy flow. Voeg uitzonderingen en alternatieve paden later toe.
• Gebruik 1 werkwoord per stapnaam: “Factuur controleren”, niet “Factuurcontrole”.
• Combineer meerdere bronnen voor een completer beeld.
• Markeer alle stappen als gecontroleerd voor je doorgaat naar Modelleren.
• Gebruik de validatiebadge om te controleren of je niets over het hoofd ziet.

Gerelateerde artikelen

• Deelprocessen
• Workshop sessie
• Documenten uploaden
• Process Mining
• Modelleren
• Procesbeschrijving