Privacy en beveiliging
Hoe Flowstudio je data beschermt en hoe je veilig werkt.
Hoe je data wordt opgeslagen
| Aspect | Details |
|---|---|
| Locatie | EU (Supabase, Europa-regio) |
| Versleuteling in transit | Ja (HTTPS/TLS) |
| Versleuteling at rest | Ja |
| Toegang | Alleen jij en teamleden waarmee je deelt |
| Back-ups | Dagelijks, versleuteld, bewaard in de EU |
AI en privacy
Flowstudio gebruikt AI voor suggesties, analyses en het opstellen van procesbeschrijvingen. AI-verwerking loopt via Google Vertex AI Gemini (primair) en Microsoft Azure OpenAI (fallback).
| Vraag | Antwoord |
|---|---|
| Wordt mijn data gebruikt om modellen te trainen? | Nee. Met beide providers zijn data processing agreements afgesloten. Je data wordt niet gebruikt voor modeltraining. |
| Welke data wordt naar de AI gestuurd? | Alleen de context van het onderdeel dat je op dat moment bewerkt. Niet je volledige account. |
| Waar worden AI-verzoeken verwerkt? | Primair via Google Vertex AI in Nederland (europe-west4). Fallback via Microsoft Azure OpenAI in Zweden. Altijd binnen de EU. |
| Worden AI-verzoeken opgeslagen? | Verzoeken worden niet langer bewaard dan nodig voor de verwerking. |
Subverwerkers
Flowstudio maakt gebruik van de volgende subverwerkers voor de verwerking van (persoons)gegevens:
| Subverwerker | Vestiging | Verwerkingslocatie | Doel |
|---|---|---|---|
| Google Cloud (Vertex AI) | Dublin, Ierland | Nederland (europe-west4) | AI-tekstgeneratie en analyse (primair) |
| Microsoft Azure (OpenAI) | Dublin, Ierland | Zweden (Sweden Central) | AI-tekstgeneratie en analyse (fallback) |
| Deepgram | San Francisco, VS | EU (api.eu.deepgram.com) | Spraaktranscriptie |
| Supabase | San Francisco, VS | Frankfurt, Duitsland | Database en authenticatie |
| Vercel | San Francisco, VS | Frankfurt, Duitsland | Hosting en serverless functions |
| Stripe | Dublin, Ierland | EU | Betalingsverwerking |
| Resend | VS | EU | Transactionele e-mails |
| Sentry | San Francisco, VS | EU | Foutmonitoring |
| PostHog | San Francisco, VS | EU (eu.posthog.com) | Beperkte cookieloze marketingmeting vóór je keuze; uitgebreidere marketing- en productanalyse na toestemming; optionele sessie-opnames in de productapp |
AI-suggesties worden altijd gepresenteerd als voorstel. Je beslist zelf wat je overneemt.
Productanalyse aan of uit
Flowstudio meet pseudoniem productgebruik (PostHog, EU) om te zien welke functies werken en waar het stroef loopt — alleen om het product te verbeteren. De account-UUID vervangt naam en e-mail in analytics, maar maakt de gegevens niet anoniem. Geen advertenties, geen verkoop aan derden.
- Standaard uit. Een compacte kaart rechtsonder vraagt toestemming voor productstatistieken en volledig gemaskeerde sessie-opnames. Pas na Toestaan start Flowstudio de onderdelen waarvoor je nog geen keuze had gemaakt.
- Niet toestaan. Met Niet toestaan blijven de gevraagde onderdelen uit. Eerdere keuzes worden daarbij niet gewijzigd.
- Later beslissen. Sluit je de balk met het kruisje, dan slaat Flowstudio niets op en blijven de gevraagde onderdelen uit. In een volgende sessie verschijnt de vraag opnieuw.
- Afzonderlijk in te stellen. Ga naar Instellingen → Privacy. Daar zet je Productanalyse en Sessie-opnames ieder apart aan of uit. Je keuze geldt direct.
- Sessie-opnames zijn volledig gemaskeerd. Alle tekst en invoer in beeld worden onleesbaar gemaakt. Zo zijn proces- en klantgegevens niet leesbaar in een opname.
Op de openbare marketingsite telt Flowstudio vóór je keuze uitsluitend cookieloos paginabezoek en een technisch controlesignaal. Er ontstaat geen blijvend bezoekersprofiel. Na toestemming meten we daarnaast geminimaliseerde, pseudonieme klik- en conversiesignalen. Querystrings, vrije tekst en browserprofielen worden vóór verzending verwijderd. De marketingsite gebruikt geen autocapture of sessie-opnames. Zie het cookiebeleid voor de actuele meetset en hoe je jouw keuze wijzigt.
Als je vanaf de marketingsite een account aanmaakt, koppelt Flowstudio de eerste gecontroleerde bron, campagne en landingspagina alleen wanneer je zowel op de site als in de app toestemming hebt gegeven. De tijdelijke overdracht bevat geen naam, e-mailadres, marketing-id of vrije tekst, vervalt uiterlijk na zeven dagen en wordt na de koppeling verwijderd. De eerste productwaardemijlpaal is het afronden van de onboarding. Zet je Productanalyse uit, dan wordt een nog wachtende koppeling verwijderd.
Authenticatie en toegang
- Accounts zijn beveiligd met e-mail en wachtwoord.
- Wachtwoorden worden gehasht opgeslagen (bcrypt).
- Teamtoegang wordt beheerd door de organisatie-eigenaar via Team beheer.
- Bij het verwijderen van een teamlid verliest die persoon direct toegang.
Jouw privacyrechten
Flowstudio richt de verwerking in rond de beginselen en rechten uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR). Of een specifieke verwerking en grondslag juridisch voldoende zijn, blijft een juridische beoordeling en volgt niet alleen uit de techniek.
| Recht | Hoe |
|---|---|
| Recht op inzage | Gegevens exporteren |
| Recht op correctie | Via Profiel en voorkeuren |
| Recht op verwijdering | Account verwijderen |
| Recht op overdracht | Gegevens exporteren als ZIP |
| Recht op bezwaar | Contact via support@flowstudioapp.nl |
Zo werk je veilig
- Gebruik je zakelijke e-mailadres
Registreer met je zakelijke e-mailadres. Collega’s vinden je makkelijker en je organisatie is herkenbaar.
- Deel processen bewust
Deel processen alleen met collega’s die ze nodig hebben. Kies Bekijken voor stakeholders die alleen mee hoeven te kijken.
- Controleer exports
Controleer bij export of het document geen data bevat buiten de afgesproken scope. Anonimiseer persoonsgegevens als detail niet nodig is.
- Beheer je team regelmatig
Controleer onder Team beheer of ex-collega’s nog toegang hebben.
Verantwoord omgaan met exports
Exports kunnen gevoelige procesdata bevatten. Controleer de ontvangerlijst voordat je een export deelt. Gebruik PDF als het document niet verder bewerkt hoeft te worden.
- Controleer of het document geen namen, systemen of data bevat die buiten scope vallen.
- Gebruik een vaste bestandsnaamconventie voor traceerbaarheid.
- Maak afspraken over retentie: wanneer worden exports en trajecten verwijderd?
Tips
- Zet geen sleutels, credentials of wachtwoorden in procesvelden of notities.
- Maak afspraken over retentie: wanneer worden trajecten gearchiveerd of verwijderd?
- Voeg een security-check toe aan je review-checklist voor gevoelige trajecten.