Workshop sessie

Verzamel proceskennis tijdens een live sessie. Kies per workshop tussen Live (AI vult het bord live) of Na afloop (AI luistert alleen mee, werkt één keer uit aan het eind).

Wat is de workshop sessie?

De workshop sessie is een digitaal canvas waarop je tijdens een live sessie proceskennis vastlegt. Flowstudio transcribeert het gesprek en vult een bord met kaartjes — hoe zichtbaar AI tijdens de sessie werkt, kies je zelf per workshop.

Na afloop zet je de resultaten door naar het proceskennisbord. Daar wordt alle informatie uit workshops, uploads en process mining samengevoegd.

Drie modi: Live, Achteraf of Modelleren

Voor elke nieuwe workshop kies je een modus. De keuze is bewust: verschillende sessies vragen om een verschillende werkwijze. Je keuze geldt alleen voor déze workshop — geen voorkeur-instelling.

Waarom drie modi?

Live visualisatie werkt goed als je samen achter een scherm zit: je ziet meteen wat AI oppikt en kunt bijsturen. Bij groepssessies kan het kaartjes-zien juist de discussie verstoren — deelnemers gaan corrigeren wat ze op het scherm zien in plaats van vrij te brainstormen. De modus Achteraf laat het gesprek z’n gang gaan en levert aan het eind één complete uitwerking.

Modelleren is de derde modus, voor de senior consultant die direct in BPMN tekent tijdens een workshop met klanten of stakeholders. In plaats van stickynotes verschijnt een echt BPMN-canvas. Flowstudio luistert mee en suggereert af en toe een korte vraag rechtsonder, om je te helpen het juiste door te vragen. Het complete BPMN-model én de procesbeschrijving uit het transcript komen samen op het proceskennisbord aan het eind.

Resultaat-parity

Alle drie de modi produceren vergelijkbare output op het proceskennisbord: rollen, stappen, risico’s, verbeteringen, systemen en data. Geen modus is “minder” — ze verschillen in wanneer AI haar werk laat zien en hoeveel structurele input jij zelf levert.

Mogelijkheden

• Drie workshop-modi: Live (bord vult tijdens gesprek), Achteraf (bord vult na stop), of Modelleren (jij tekent BPMN tijdens gesprek + AI suggereert vragen)
• Stickynotes-canvas met 12 categorieën
• Verbeterideeën vastleggen
• AI-transcriptie met sprekerherkenning
• AI-vraagsuggesties voor de facilitator in Live, Na afloop en Modelleren
• Beslismomenten vastleggen met routes
• Actor-verificatie vóór de uitwerking: herkende interne rollen en externe partijen bevestigen of aanvullen (Na afloop)
• Review en scope-selectie bij afronden
• Auto-save van de sessie
• Inzichtcategorieën per workshop aan- of uitzetten
• Gaps oplossen met voortgangsindicator
• Sprekersnaam inline bewerken

Zo start je een workshop sessie

Sessie aanmaken

1. In de werkruimte, klik op Workshop onder “Hoe wil je proceskennis verzamelen?”. Of klik op Toevoegen > Workshop in het Proceskennis-blok als je al een bron hebt.
2. Kies Lokale workshop of Videogesprek als werkwijze.
3. Kies je workshop-modus: Live of Na afloop. Deze keuze staat vast zodra je begint op te nemen.
4. Het canvas opent. Bij Live zie je alle categorieën; bij Na afloop zie je een uitleg-scherm.

Tijdens de sessie — Live

In Live-modus luistert AI tijdens de opname actief mee en vult het bord:

1. Spreek vrij tijdens de workshop — AI transcribeert het gesprek in real-time.
2. Flowstudio herkent verschillende sprekers automatisch.
3. De inhoud wordt geanalyseerd en als stickynotes voorgesteld per categorie.
4. Bekijk de voorgestelde kaartjes en accepteer of wijs ze af.

Tijdens de sessie — Na afloop

In Na afloop-modus blijft het bord leeg. Je ziet één helder scherm met uitleg en een prominente Stop-knop. Handmatige kaartjes zijn bewust niet beschikbaar — zo hou je de focus op het gesprek.

1. Start de opname. AI transcribeert op de achtergrond.
2. Praat vrij met je groep — er verschijnt niets op het bord.
3. Klik op Stop zodra jullie klaar zijn.
4. Bevestig welke rollen en externe partijen er in het proces meedoen (zie hieronder).
5. Flowstudio werkt het gesprek één keer uit naar het proceskennisbord.

Rollen en partijen verifiëren

Na Stop verschijnt eerst kort het bekende voortgangsscherm terwijl Flowstudio het gesprek doorzoekt op rollen en partijen. Daarna verschijnt een compact tussenpaneel met de gevonden interne rollen en externe partijen. Door deze lijst te verifiëren — of aan te vullen — geef je de uitwerking een sterkere basis: bij lange gesprekken (1-2 uur of meer) gingen rollen die ergens halverwege werden genoemd voorheen weleens verloren.

1. Loop de twee secties door: Interne rollen (paars) en Externe partijen (indigo) — dezelfde categorieën als op het PK-bord.
2. Wijzig een rol- of partij-naam als die niet helemaal klopt.
3. Klik op + Rol toevoegen of + Externe partij toevoegen als iemand ontbreekt.
4. Verwijder een entry met het prullenbakicoon als hij er niet bij hoort.
5. Klik op Klopt — ga verder om de uitwerking te starten.

Vond Flowstudio geen rollen of partijen? Dan zie je het paneel met lege secties — voeg ze zelf toe of klik op Sla over. Lukte de scan niet (bijvoorbeeld door een netwerk-onderbreking)? Dan slaat Flowstudio het paneel stil over en start de uitwerking meteen op basis van het transcript. Je verliest nooit werk.

Stickynotes handmatig toevoegen

Naast de automatische AI-transcriptie kun je ook handmatig kaartjes toevoegen:

1. Klik op een categorie (bijv. Processtappen, Rollen of Knelpunten).
2. Klik op de +-knop om een nieuwe stickynote toe te voegen.
3. Typ de tekst op de stickynote.
4. Druk op Enter om de note op te slaan.
5. Sleep stickynotes binnen een categorie om ze te herordenen.

De categorieën

Elke categorie legt een ander aspect van het proces vast:

Beslismomenten vastleggen

1. Voeg een stickynote toe in de categorie Processtappen.
2. Klik op het vertakkingsicoon bij de stap.
3. Kies het type beslismoment: exclusief (of/of) of parallel (en/en).
4. Geef elke route een conditie (bijv. “Bedrag > 5000” / “Bedrag < 5000”).

Coaching cockpit tijdens de sessie

In alle drie de modi luistert Flowstudio mee en helpt je als facilitator door op het juiste moment een korte vraag voor te stellen. Na ongeveer één minuut mag de onderbalk de eerste AI-vraag tonen. Die vraag wordt gekozen op basis van het gesprek en de interviewleidraad in Flowstudio, zoals scope, aanleiding, betrokkenen, start/einde en de eerste hoofdstappen.

In Live en Modelleren

In Live gebeurt dat als onderbalk onderin het scherm, alleen op het moment dat een suggestie waarde heeft. In Modelleren verschijnen stapvragen direct bij de actieve BPMN-stap, zodat het BPMN-canvas de hoofdfocus blijft.

1. Na ongeveer één minuut verschijnt de eerste AI-vraag in de onderbalk, als Flowstudio een relevante vraag ziet.
2. Gebruik het vinkje als je de vraag hebt behandeld, of het kruisje als hij niet past.
3. Druk op Esc om een suggestie te dismissen zonder muis.

Daarnaast kunnen er in Modelleren kleine paarse lampjes verschijnen op BPMN-elementen. De belangrijkste vraag verschijnt dan in een compacte onderbalk. Als de vraag bij een BPMN-stap hoort, staat de stapnaam als korte context voor de vraag, bijvoorbeeld: Regelen kennisoverdracht: wanneer vindt dit precies plaats? Op het canvas blijft alleen een subtiel markertje bij de stap staan. Extra wachtende vragen zitten compact achter een teller in dezelfde onderbalk; kies Volgende om zo’n hint naar de bar te halen. Oude geconsolideerde stappen krijgen niet zomaar opnieuw aandacht, tenzij je daar weer aan werkt.

• De BPMN-stap waar Flowstudio naar kijkt.
• Eén korte vraag die je zou kunnen stellen.
• Directe acties om de vraag als behandeld te markeren of over te slaan.

Het vinkje betekent alleen dat jij de vraag hebt behandeld; er wordt niets automatisch toegevoegd aan je bord, BPMN of export.

Als je Dossierbasis hebt gevuld met beleid, audits of werkinstructies, kan Flowstudio die achtergrond gebruiken om betere checkvragen te stellen. Die context telt niet als besproken proceskennis: pas wat deelnemers zeggen, wat jij modelleert of wat je later bewust verwerkt, komt in je dossier terecht.

In Na afloop

In Na afloop is het bord bewust leeg tijdens de opname. Daarom toont Flowstudio hier een full-screen Coaching cockpit. De layout is vraag-dominant: zodra er een suggestie is, staat die groot in beeld zodat je hem kunt aflezen op afstand of via een projector.

De cockpit bevat:

• Huidige vraag — de souffleur-vraag staat centraal in grote tekst (leesbaar op ~3 meter afstand). Een countdown-ring geeft aan hoelang de vraag al in beeld staat.
• Stoplicht — drie staten (groen / oranje / rood) per categorie, met tellingen. Groen: voldoende besproken. Oranje: dun besproken. Rood: nog niet aangeraakt.
• Inzichten — risico’s, beheersmaatregelen, knelpunten en verbeterideeën, elk met de eigen categoriekleur. Suggesties verschijnen wanneer een categorie lang niet is aangeraakt — niet op een vaste timer.
• Voortgang — hoeveel stappen, actoren, systemen en beslispunten al voorbij zijn gekomen.
• De prominente knop Klaar? Start de uitwerking sluit de opname af en start de uitwerking naar het proceskennisbord.

Focus-modus

Loop je naar het whiteboard of de brownpaper en wil je het scherm op afstand meelezen? Activeer Focus-modus. Je scherm gaat in browser-fullscreen en toont alleen:

• De huidige AI-observatie in grote tekst (leesbaar op ~3 meter)
• Categorie-tag en signaaltype boven de observatie
• Coverage-pills onderaan (welke thema’s al besproken zijn)
• Opname-indicator rechtsboven
• Esc linksboven om terug te keren

Geen knoppen, geen toggles, geen klikbare elementen — puur een leesscherm.

Zo activeer je het:

1. Klik op Focus-modus in de coaching cockpit.
2. Het scherm gaat fullscreen en het display blijft aan (geen screensaver).
3. Druk Esc om terug te keren naar de cockpit.

Focus-modus activeert ook automatisch na 30 seconden zonder muis- of toetsenbordactiviteit tijdens een actieve opname. Stopt de opname terwijl je in focus-modus zit? Dan keert het scherm automatisch terug naar de cockpit.

Sneltoets

Druk op ⌘+H (Mac) of Ctrl+H (Windows) om zelf op aanvraag een vraag-suggestie te krijgen — handig wanneer je even vastzit en input wil. Werkt in alle drie de modi.

Suggesties in- of uitschakelen

Niet elke workshop vraagt om AI-suggesties. Met de coaching-toggle schakel je alle AI-vraagsuggesties en inzichten in één klik uit — het transcript blijft gewoon doorlopen.

Vóór de workshop:

1. Op het opnamescherm (waar je kiest tussen Lokale workshop en Videogesprek) zie je onder de knoppen een schakelaar Suggesties.
2. Klik op de schakelaar om suggesties uit te zetten. De stand wordt onthouden voor volgende workshops.

Tijdens de sessie (Na afloop):

1. In de coaching cockpit staat midden in de statusbalk een schakelaar Suggesties.
2. Zet de schakelaar uit. De cockpit verdwijnt en je ziet het opnamescherm met de Stop-knop.
3. Zet de schakelaar weer aan om coaching te hervatten.

Categorieën aanpassen

1. Klik op het tandwielpictogram bij de titel van het Inzichten-paneel aan de rechterkant.
2. Een popover opent met checkboxes voor alle inzichtcategorieën.
3. Vink categorieën aan of uit om te bepalen welke informatie AI extraheert.
4. Minimaal één categorie moet actief blijven.

Openstaande gaps tijdens de sessie

1. Tijdens de workshop toont het canvas een teller met het aantal openstaande aandachtspunten.
2. Gaps zijn ontbrekende koppelingen, zoals stappen zonder uitvoerder of ontkoppelde rollen.
3. Gebruik de teller als indicator om te zien hoeveel informatie nog ontbreekt.
4. Na afronding kun je gaps oplossen op het proceskennisbord.

Sprekersnaam bewerken

Na afronding kun je sprekersnamen corrigeren op het proceskennisbord:

1. Open het proceskennisbord en hover over de workshop-bron in de onderbalk.
2. Klik op het oog-icoon om het bronnenvenster te openen.
3. Klik op een sprekersnaam in het transcript. De naam wordt bewerkbaar.
4. Typ de juiste naam en druk op Enter. De naam wordt in alle fragmenten bijgewerkt.

Sessie afronden

Stoppen en review starten (Live)

1. Klik op Stop in de bedieningsbalk. De status verandert naar “Gepauzeerd”.
2. AI start automatisch een diepgaande analyse van je verzamelde kennis.
3. De checklist “Workshop klaar!” verschijnt onderaan het canvas.

Stoppen (Na afloop)

In Na afloop-modus werkt afronden anders. Er is géén review-checklist — AI werkt het transcript in één keer uit en je gaat direct door naar het proceskennisbord.

1. Klik op Stop. Flowstudio doorzoekt het gesprek kort op rollen en partijen.
2. Het actor-verificatie paneel verschijnt. Controleer de herkende interne rollen en externe partijen, vul aan, en klik op Klopt — ga verder. Of klik op Sla over om de stap over te slaan. Zie Rollen en partijen verifiëren voor de details.
3. De uitwerking start. Een voortgangsscherm verschijnt met wisselende berichten en een tijdteller.
4. De uitwerking duurt meestal 30–60 seconden. Lange gesprekken (3–6 uur) kunnen tot circa 13 minuten duren.
5. Na afloop land je op het proceskennisbord. Verrijkt de workshop een bestaand bord gewoon met nieuwe stappen, dan landen die direct, met een Zet terug-balk onderaan. Vervangt de uitwerking bestaande kaarten, dan zie je eerst een samenvoeg-dialoog.

Tijdens het wachten (na de actor-verificatiestap) geeft het voortgangsscherm extra signalen:

Als de uitwerking mislukt

Je opname is altijd veilig opgeslagen. Afhankelijk van de situatie zijn er drie scenario’s:

Handmatig geannuleerd — Je klikte op Stop verwerking en ga terug. Flowstudio keert terug naar de gepauzeerde staat. Klik op Start de uitwerking om de uitwerking opnieuw te starten.

Technische fout of time-out — Bij een fout of wanneer de uitwerking na 13 minuten automatisch is afgebroken, verschijnt een foutmelding met Opnieuw proberen, Download transcript en een sluit-icoon. Klik op Opnieuw proberen om het nogmaals te proberen — je transcript blijft bewaard. Sluit de melding met het kruisje als je liever doorgaat met de workshop; je raakt niets kwijt.

Pagina herladen of verbinding onderbroken — Refreshde je per ongeluk de pagina, of klapte je browser dicht? In de meeste gevallen kom je gewoon terug op exact dezelfde plek waar je was — je workshop, je transcript, alles staat er nog. Was de uitwerking nét bezig toen je refreshte? Dan zie je in de canvas een herstel-scherm met de melding De uitwerking liep nog niet helemaal af en één knop: Uitwerking opnieuw starten. Je gesprek staat veilig in de transcript-balk onderaan; klik de knop en de uitwerking start opnieuw met je volledige transcript.

Ontkoppelde rollen oplossen

Als rollen niet aan een processtap zijn gekoppeld, toont de checklist een melding:

1. Bekijk de lijst met ontkoppelde rollen.
2. Kies per rol een actie:
   • Koppel — koppel de rol aan een bestaande processtap.
   • Extern — markeer als externe partij.
   • Verwijder — verwijder de rol.
3. Je kunt dit ook overslaan — ontkoppelde rollen verschijnen dan in de RACI-matrix.

Openstaande vraagsuggesties

Als er tijdens de sessie nog vraagsuggesties openstonden die je niet hebt afgevinkt, toont de checklist hoeveel er nog over zijn:

1. Klik op Bekijk alle om de volledige lijst te openen.
2. Vink suggesties af die je alsnog wilt negeren.
3. Of klik op Hervat om de sessie te hervatten en de vragen alsnog te stellen.

Afronden

1. Klik op Afronden (groene knop). Je kunt altijd afronden, ook als er nog open punten zijn.
2. Flowstudio slaat de sessie op en opent het proceskennisbord.
3. Wat er daarna gebeurt, hangt af van hoe de workshop zich verhoudt tot je bestaande proceskennis:
   • Verrijkende workshop (nieuwe stappen, weinig overlap): de kennis landt direct op het bord, met een Zet terug-balk onderaan om de toevoeging terug te draaien.
   • Vervangende workshop (overschrijft of verfijnt bestaande stappen): er verschijnt een vergelijkingsscherm waarin je duplicaten samenvoegt of negeert.
4. Verschijnt het vergelijkingsscherm? Per gevonden overeenkomst kies je: Houd bestaande, Vervang of Beide bewaren. Onderaan het scherm kies je één van drie acties:

Later terugkeren naar een uitgestelde samenvoeging

Heb je Beslis later gekozen? Dan verschijnt op het proceskennisbord een oranje badge bij de workshop-bron met het label “bekijk”. Klik erop om het vergelijkingsscherm opnieuw te openen met dezelfde resultaten.

Veelgestelde vragen

Welke modus moet ik kiezen?

Zit je solo of 1-op-1 met een uitvoerder? Kies Live — je profiteert van live-feedback en AI-vraagsuggesties. Heb je een groep van 3+ deelnemers? Kies Na afloop — zo blijft de gespreksdynamiek natuurlijk.

Kan ik van modus wisselen tijdens een workshop?

Nee. De keuze staat vast zodra je begint met opnemen. Bij een nieuwe workshop kies je opnieuw — er is geen voorkeur-instelling.

Is Na afloop “minder” dan Live?

Nee. Allebei de modi produceren vergelijkbare output op het proceskennisbord. Na afloop verplaatst alleen het moment waarop AI z’n werk toont: één keer aan het eind, in plaats van continu tijdens de sessie.

Kan ik meerdere workshops doen voor hetzelfde proces?

Ja. Elke workshop sessie wordt als aparte bron toegevoegd aan het proceskennisbord. Gebruik het bronfilter om per sessie te bekijken.

Worden mijn stickynotes automatisch opgeslagen?

Ja. De workshop sessie wordt automatisch opgeslagen. Je kunt de sessie sluiten en later terugkeren.

Wat gebeurt er als ik de pagina ververs tijdens een Na afloop-sessie?

Flowstudio herstelt je sessie automatisch. Als het transcript voldoende inhoud bevat, land je direct terug in de lopende workshop — je hoeft de modus niet opnieuw te kiezen. Dit geldt ook als het bord nog leeg is: bij Na afloop staan er nog geen stickynotes tijdens de opname.

Kan ik een workshop sessie achteraf bewerken?

Ja. In de werkruimte klik je op de workshop-sessie in het Proceskennis-blok om deze opnieuw te openen.

Kan ik na het afronden weer verder opnemen?

Ja. Klik op Hervat om de opname te hervatten. Je kunt kiezen tussen Videogesprek of Alleen microfoon.

Wat als ik “Beslis later” heb gekozen bij het samenvoegen?

Geen probleem. Op het proceskennisbord verschijnt een oranje badge bij de workshop-bron. Klik erop om het vergelijkingsscherm opnieuw te openen — je eerdere resultaten zijn bewaard.

Wat doe ik als de uitwerking (Na afloop) erg lang duurt?

Na 60 seconden verschijnt de knop Stop verwerking en ga terug. Klik erop om de uitwerking te stoppen en opnieuw te starten. Na 13 minuten breekt Flowstudio de uitwerking automatisch af — je transcript is nooit verloren.

Hoe lang mag een opname duren?

Een meeluister-opname kan tot circa 6 uur per sessie. Voor langere workshops adviseren wij de sessie op te splitsen — bijvoorbeeld in een ochtend- en een middagdeel.

Tijdens de opname houdt Flowstudio in de gaten hoeveel ruimte je browser nog heeft. Krijg je halverwege een gele melding Je opname is al een tijdje bezig? Dan is dat een tijdig signaal om te overwegen of je wil afronden — de opname loopt gewoon door, en je opnames blijven veilig opgeslagen. Verschijnt later Je browser nadert zijn opslaglimiet? Rond dan af zodra het kan; verdere opname kan trager worden naarmate de browser-opslag voller raakt.

Workshops worden nooit automatisch afgekapt en je opnames worden tijdens de opname nooit verwijderd.

Tips

• Kies je modus bewust: Live voor solo/1-op-1, Na afloop voor groepen.
• Bereid de categorieën voor de workshop voor. Deelnemers snappen sneller wat je verwacht.
• Begin met processtappen en triggers. De overige categorieën volgen vanzelf.
• In Live: houd de AI-vraagsuggesties in de gaten. Ze helpen je blinde vlekken op te sporen.
• In Na afloop: laat stiltes gewoon vallen — de AI werkt er pas na stop mee.
• Lange sessies (3–6 uur) kunnen tot 13 minuten uitwerking vragen. Wacht het gele signaal af voor je annuleert.
• Je hoeft niet alles perfect te hebben — op het proceskennisbord kun je later nog aanpassen.

Gerelateerde artikelen

• Proceskennisbord — beoordeel en beheer alle verzamelde proceskennis
• Documenten uploaden — voer proceskennis in vanuit documenten
• AI-suggesties — hoe AI je helpt bij het verzamelen
• Modelleren — maak een BPMN-model van je proceskennis