Workshop sessie

Verzamel proceskennis met een interactief stickynotes-canvas. AI luistert mee, transcribeert en vult categorieën automatisch.

Workshop canvas met stickynotes in meerdere categorieën

Wat is de workshop sessie?

De workshop sessie is een digitaal canvas waarop je tijdens een live sessie proceskennis vastlegt. AI luistert mee tijdens het gesprek, transcribeert automatisch en vult de 8 categorieën met kaartjes. Je hoeft geen transcript handmatig toe te voegen — dat doet Flowstudio voor je.

Na afloop zet je de resultaten door naar het proceskennisbord. Daar wordt alle informatie uit workshops, uploads en process mining samengevoegd en kun je alles beoordelen, aanvullen of schrappen.

Mogelijkheden

Stickynotes-canvas met 8 categorieën
AI-transcriptie: luistert mee en vult categorieën automatisch
Sprekerherkenning bij meerdere deelnemers
AI-vraagsuggesties voor de facilitator
Beslismomenten vastleggen met routes
Review en scope-selectie bij afronden
Auto-save van de sessie
Inzichtcategorieën per workshop aan- of uitzetten
Gaps oplossen met voortgangsindicator
Sprekersnaam inline bewerken

Zo start je een workshop sessie

Sessie aanmaken

In de werkruimte, klik op Workshop onder “Hoe wil je proceskennis verzamelen?”. Of klik op Toevoegen > Workshop in het Proceskennis-blok als je al een bron hebt.
Kies Lokale workshop of Videogesprek als werkwijze.
Het canvas opent met categorieën aan de linkerkant.

Categorie-detail op het workshop canvas

AI-transcriptie tijdens de sessie

Zodra de sessie start, luistert AI automatisch mee:

Spreek vrij tijdens de workshop — AI transcribeert het gesprek in real-time.
Flowstudio herkent verschillende sprekers automatisch.
De inhoud wordt geanalyseerd en als stickynotes voorgesteld per categorie.
Bekijk de voorgestelde kaartjes en accepteer of wijs ze af.

Je hoeft geen transcript handmatig te uploaden. AI vult de categorieën automatisch op basis van het gesprek. De combinatie van AI-transcriptie en handmatige aanvullingen levert het meest complete beeld op.

Stickynotes handmatig toevoegen

Naast de automatische AI-transcriptie kun je ook handmatig kaartjes toevoegen:

Klik op een categorie (bijv. Processtappen, Rollen of Knelpunten).
Klik op de +-knop om een nieuwe stickynote toe te voegen.
Typ de tekst op de stickynote.
Druk op Enter om de note op te slaan.
Sleep stickynotes binnen een categorie om ze te herordenen.

Canvas met stickynotes in meerdere categorieën

De 8 categorieën

Elke categorie legt een ander aspect van het proces vast:

Categorie	Wat leg je vast?
Processtappen	De stappen in het proces (happy flow en uitzonderingen)
Triggers	Wat start het proces? Welke gebeurtenis of aanleiding?
Rollen	Wie voert stappen uit? Welke functies of afdelingen?
Externe partijen	Welke organisaties of personen buiten je team zijn betrokken?
Systemen	Welke applicaties, tools of systemen worden gebruikt?
Knelpunten	Waar loopt het vast of gaat het mis?
Risico’s	Wat kan er fout gaan? Welke risico’s zijn er?
Resultaten	Wat is het eindresultaat van het proces?

Beslismomenten vastleggen

Voeg een stickynote toe in de categorie Processtappen.
Klik op het vertakkingsicoon bij de stap.
Kies het type beslismoment: exclusief (of/of) of parallel (en/en).
Geef elke route een conditie (bijv. “Bedrag > 5000” / “Bedrag < 5000”).

AI-vraagsuggesties tijdens de sessie

Tijdens de workshop toont Flowstudio onderaan het canvas een roterende balk met vraagsuggesties. Dit zijn interviewvragen die AI genereert op basis van het gesprek, zodat je als facilitator weet welke verdiepende vragen je nog kunt stellen.

AI-vraagsuggesties onderaan het workshop canvas

De suggesties verschijnen automatisch zodra AI genoeg context heeft uit het gesprek.
Elke suggestie bevat een korte context en een concrete vraag (bijv. “Welk systeem wordt hier gebruikt?”).
De vragen roteren automatisch. Gebruik de pijltjes om handmatig te bladeren.
Klik op X bij een vraag om deze te markeren als gesteld.
Klik op het minimaliseer-icoon om de balk in te klappen tot een compacte badge.

De vraagsuggesties zijn bedoeld als hulp voor de facilitator. Ze worden niet automatisch omgezet in stickynotes — de kaartjes ontstaan via AI-transcriptie van het gesprek zelf.

Categorieën aanpassen

Klik op het tandwielpictogram bij de titel van het Inzichten-paneel aan de rechterkant.
Een popover opent met checkboxes voor alle inzichtcategorieën.
Vink categorieën aan of uit om te bepalen welke informatie AI extraheert.
Minimaal één categorie moet actief blijven.

Categorieën instellen — Vink inzichtcategorieën aan of uit via het tandwielpictogram

Gebruik dit voor gerichte workshops. Activeer bij een audit-workshop bijvoorbeeld de categorie Beheersmaatregelen en Bewijslast.

Openstaande gaps tijdens de sessie

Tijdens de workshop toont het canvas een teller met het aantal openstaande aandachtspunten.
Gaps zijn ontbrekende koppelingen, zoals stappen zonder uitvoerder of ontkoppelde rollen.
Gebruik de teller als indicator om te zien hoeveel informatie nog ontbreekt.
Na afronding kun je gaps oplossen op het proceskennisbord.

Gaps indicator — De teller toont het aantal openstaande aandachtspunten tijdens de sessie

Sprekersnaam bewerken

Na afronding kun je sprekersnamen corrigeren op het proceskennisbord:

Open het proceskennisbord en hover over de workshop-bron in de onderbalk.
Klik op het oog-icoon om het bronnenvenster te openen.
Klik op een sprekersnaam in het transcript. De naam wordt bewerkbaar.
Typ de juiste naam en druk op Enter. De naam wordt in alle fragmenten bijgewerkt.

Sprekersnaam bewerken — Klik op een sprekersnaam in het transcript om deze te corrigeren

Sessie afronden

Stoppen en review starten

Bedieningsbalk van de workshop sessie

Klik op Stop in de bedieningsbalk. De status verandert naar “Gepauzeerd”.
AI start automatisch een diepgaande analyse van je verzamelde kennis.
De checklist “Workshop klaar!” verschijnt onderaan het canvas.

Review checklist bij afronden workshop

Ontkoppelde rollen oplossen

Als rollen niet aan een processtap zijn gekoppeld, toont de checklist een melding:

Bekijk de lijst met ontkoppelde rollen.
Kies per rol een actie:
- Koppel — koppel de rol aan een bestaande processtap.
- Extern — markeer als externe partij.
- Verwijder — verwijder de rol.
Je kunt dit ook overslaan — ontkoppelde rollen verschijnen dan in de RACI-matrix.

Openstaande vraagsuggesties

Als er tijdens de sessie nog vraagsuggesties openstonden die je niet hebt afgevinkt, toont de checklist hoeveel er nog over zijn:

Klik op Bekijk alle om de volledige lijst te openen.
Vink suggesties af die je alsnog wilt negeren.
Of klik op Hervat om de sessie te hervatten en de vragen alsnog te stellen.

Afronden

Klik op Afronden (groene knop). Je kunt altijd afronden, ook als er nog open punten zijn.
Flowstudio slaat de sessie op en opent het proceskennisbord.
Als er al bestaande proceskennis is, verschijnt een vergelijkingsscherm waarin je duplicaten kunt samenvoegen of negeren.
Bevestig de samenvoeging. Je workshop verschijnt als nieuwe bron op het proceskennisbord.

Op het proceskennisbord wordt alle informatie uit workshops, document-uploads en process mining samengevoegd. Daar kun je de verzamelde kennis beoordelen, samenvoegen, aanvullen of schrappen.

Veelgestelde vragen

Kan ik meerdere workshops doen voor hetzelfde proces?

Ja. Elke workshop sessie wordt als aparte bron toegevoegd aan het proceskennisbord. Gebruik het bronfilter om per sessie te bekijken.

Worden mijn stickynotes automatisch opgeslagen?

Ja. De workshop sessie wordt automatisch opgeslagen. Je kunt de sessie sluiten en later terugkeren.

Kan ik een workshop sessie achteraf bewerken?

Ja. In de werkruimte klik je op de workshop-sessie in het Proceskennis-blok om deze opnieuw te openen.

Kan ik na het afronden weer verder opnemen?

Ja. Klik op Hervat om de opname te hervatten. Je kunt kiezen tussen Videogesprek of Alleen microfoon.

Tips

Bereid de categorieën voor de workshop voor. Deelnemers snappen sneller wat je verwacht.
Begin met processtappen en triggers. De overige categorieën volgen vanzelf.
Laat AI meeluisteren en vul handmatig aan waar nodig.
Houd de AI-vraagsuggesties in de gaten. Ze helpen je blinde vlekken op te sporen.
Je hoeft niet alles perfect te hebben — op het proceskennisbord kun je later nog aanpassen.