Exporteren

Exporteer je werk naar Word, PDF, BPMN XML, Visio of Mavim.

Wat is Exporteren?

Met Exporteren download je je werk als bestand om te delen met stakeholders, op te leveren aan klanten of te archiveren. Elk onderdeel van Flowstudio heeft zijn eigen exportmogelijkheden.

Beschikbare formaten

*Staat standaard uit. Zet Nintex ProMap aan via Instellingen > Weergave > Exportopties.

Zo exporteer je

Vanuit de werkruimte

1. Open de module waarvan je wilt exporteren (bijv. Procesbeschrijving).
2. Klik op Exporteren in de toolbar.
3. Kies het gewenste formaat:
   • Word document — Microsoft Word (.docx)
   • PDF document — Adobe PDF (.pdf)
   • BPMN 2.0 XML — beschikbaar in Modelleren
4. Het bestand wordt gedownload naar je computer.

Procesbeschrijving exporteren

1. Open Procesbeschrijving via Bewerken in de werkruimte.
2. Klik op Exporteren in de toolbar.
3. Kies Word document of PDF document.
4. Het document bevat alle secties: processtappen, KPI’s, risico’s, RACI-matrix en verbeterpunten.
5. Het BPMN-model wordt als scherpe vectortekening opgenomen (als je een model hebt gemaakt) — haarscherp bij inzoomen en afdrukken.
6. Bevatten je processtappen beheersmaatregelen? Dan wordt de stappentabel in liggend formaat weergegeven met een extra kolom Beheersmaatregelen.

Werkinstructies exporteren

1. Open een werkinstructie via de werkruimte.
2. Klik op Exporteren rechtsonder in de editor.
3. Kies Word document (.docx) of PDF document (.pdf).
4. Het bestand bevat alle stappen met bijbehorende screenshots.

BPMN-model exporteren

1. Open het BPMN diagram via Bewerken in de werkruimte.
2. Klik op Exporteren in de toolbar.
3. Kies het formaat:
   • BPMN 2.0 XML — om het procesmodel mee te nemen naar een tool die BPMN 2.0 XML importeert.
   • SVG Afbeelding — voor vectorafbeeldingen in presentaties of documentatie.
   • PNG Afbeelding — voor rasterafbeeldingen.
4. Het bestand wordt gedownload.

ZIP bij meerdere fases

Heeft je proces deelprocessen (fases)? Dan exporteert Flowstudio bij BPMN 2.0 XML automatisch een ZIP met:

• hoofdproces.bpmn — het hoofdproces met collapsed subprocess-shapes als verwijzingen naar de fases.
• deelprocessen/<naam>.bpmn — elk deelproces als zelfstandig, volledig BPMN 2.0-bestand met eigen lanes en activiteiten.

Je kiest zelf welke deelprocessen je meeneemt. Importmogelijkheden en ondersteunde BPMN-elementen verschillen per pakket, versie en inrichting. Test daarom altijd één representatief bestand in de ontvangende omgeving voordat je een volledige set overdraagt.

SAP Signavio documenteert een rechtstreekse import van BPMN 2.0 XML. Bizzdesign, BlueDolphin, Mavim en Sensus zijn voorbeelden van pakketten die organisaties in hun bredere proceslandschap gebruiken, maar Flowstudio heeft de XML-overdracht naar deze pakketten nog niet zelf gevalideerd. Voor Mavim kun je ook de aparte Word- of Excel-export gebruiken.

Visio of Nintex exporteren

Visio-export staat standaard aan: kies Procesdiagram (Visio) in het exportmenu van Modelleren. Nintex staat standaard uit. Zo zet je Nintex aan:

1. Klik op het tandwielpictogram rechtsboven (Instellingen).
2. Open het tabblad Weergave.
3. Scroll naar Exportopties.
4. Zet Nintex ProMap aan.
5. Open Modelleren > Exporteren. Het formaat staat nu in het menu.

Wil je Visio of Mavim juist niet in het exportmenu? Zet de schakelaar op dezelfde plek uit.

Huisstijl instellen voor exports

Exports van Procesbeschrijving en Werkinstructies gebruiken de huisstijl van je organisatie.

1. Klik op Organisatie in de topbalk van het dashboard.
2. Open het tabblad Huisstijl.
3. Klik op Logo uploaden. Ondersteunde formaten: PNG, JPEG of WebP (max 2 MB).
4. Kies je hoofdkleur via de kleurkiezer.
5. Kies een lettertype voor je exports.
6. Bekijk de wijzigingen in de live preview aan de rechterkant.

Wijzigingen worden automatisch opgeslagen. Alle volgende exports gebruiken je huisstijl.

Bij partner-organisaties (bureaus) zie je per klant een aparte huisstijl. De export gebruikt automatisch de huisstijl van de gekoppelde klant.

Wissel je het proces naar een andere klant, dan geldt die huisstijl meteen voor de volgende Word- of PDF-export. Bovenaan het exportmenu zie je welke huisstijl actief is.

Logo en paginanummers

Bij PDF-exports wordt je organisatie-huisstijl automatisch toegepast:

• Je logo verschijnt groot op de voorpagina en compact in de header van overige pagina’s.
• Paginanummers (bijv. “2 / 8”) verschijnen rechtsonder op elke pagina, behalve de voorpagina.

Bij Word-exports verschijnt je logo in de header van elke pagina en worden paginanummers op alle pagina’s getoond.

Checklist voor export

Exporteer pas wanneer je deze punten hebt afgevinkt:

• Terminologie is consistent over alle secties.
• Alleen geaccepteerde suggesties zijn opgenomen.
• Open punten zijn afgehandeld of duidelijk gemarkeerd.
• De tekst is leesbaar voor iemand buiten het projectteam.
• Het BPMN-model (indien van toepassing) is gevalideerd zonder fouten.

Importeren in Mavim

Gebruik je Mavim Manager? Dan kun je een speciaal Word-document exporteren dat direct importeerbaar is in Mavim.

De Mavim-export staat standaard aan. Uitzetten kan via Instellingen > Weergave > Exportopties, met de schakelaar Mavim Manager (Word).

Exporteren voor Mavim

1. Open de Procesbeschrijving van je proces.
2. Klik op Exporteren in de toolbar.
3. Kies Mavim Manager (Word) in het dropdown-menu.
4. Het bestand wordt gedownload als Word-document (.docx).

Importeren in Mavim Manager

1. Open Mavim Manager.
2. Gebruik de Word-importfunctie om het gedownloade bestand te importeren.
3. Mavim herkent de heading-structuur (Heading 1-4) en maakt automatisch de topichierarchie aan.

Mavim Excel exporteren

Naast de Word-export ondersteunt Flowstudio ook een Excel-export voor Mavim Manager. Dit formaat gebruikt de tabular import van Mavim en is geschikt als je processen in een gestructureerde tabelindeling wilt inlezen.

De Excel-export staat standaard aan. Uitzetten kan via Instellingen > Weergave > Exportopties, met de schakelaar Mavim Manager (Excel).

Exporteren

1. Open de Procesbeschrijving van je proces.
2. Klik op Exporteren in de toolbar.
3. Kies Mavim Manager (Excel) in het dropdown-menu.
4. Het bestand wordt gedownload als Excel-bestand (.xlsx).
5. Importeer het bestand via de tabular import-functie in Mavim Manager.

Veelgestelde vragen

Kan ik het exportontwerp aanpassen?

Ja. Organisatiebeheerders kunnen het logo, de hoofdkleur en het lettertype instellen via het tabblad Huisstijl in de organisatie-instellingen. Deze huisstijl wordt automatisch toegepast op alle exports.

Worden screenshots meegeexporteerd?

Ja. Bij werkinstructies worden alle screenshots per stap opgenomen in het Word- of PDF-bestand. Bij procesbeschrijvingen wordt het BPMN-model als afbeelding opgenomen.

In welke taal wordt geexporteerd?

De export volgt de taal waarin je het document hebt opgesteld. Flowstudio exporteert precies wat je in de editor ziet.

Tips

• Gebruik een vaste bestandsnaamconventie: Klant-Proces-Onderwerp-vDatum.ext.
• Controleer na export of opmaak en inhoud correct zijn in het doelformaat.
• Exporteer pas na een volledige review van alle secties.
• Valideer je BPMN-model voor export om fouten in andere tools te voorkomen.

Gerelateerde artikelen

• Export-formaten
• Procesbeschrijving
• Modelleren
• Organisatie-instellingen